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Wie Calendar Booking funktioniert

Mit dem Booking-Tool können deine KI-Agenten während Live-Gesprächen Termine planen. In Verbindung mit Cal.com können Agenten Verfügbarkeiten prüfen, Zeitfenster anbieten, Buchungen bestätigen und automatische Bestätigungen senden.
Erfordert ein Cal.com-Account und eine aktive Integration. Funktioniert auch mit dem kostenlosen Cal.com-Tarif.
So funktioniert es: Das Booking-Tool stellt deinem Agenten zwei Funktionen bereit:
  1. Verfügbare Slots abrufen – Ruft verfügbare Zeitfenster von Cal.com ab
  2. Termin buchen – Erstellt die Buchung mit Kundendaten
Das deckt den Kern des Buchungsflusses ab. Für fortgeschrittene Workflows wie Terminbestätigung, Umbuchung oder Stornierung musst du mit Benutzerdefinierte Aktionen eigene Logik bauen, die direkt mit der Cal.com-API oder der API eines anderen Kalenderanbieters (z. B. Calendly) integriert.

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Einrichtung

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Cal.com Event Types erstellen

Richte in Cal.com für jeden Termintyp Event Types ein:
  • Dauer (15, 30, 60 Minuten usw.)
  • Meeting-Ort (Zoom, Google Meet, Telefon, vor Ort)
  • Verfügbarkeitsfenster
Cal.com event types documentation
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Event Types testen

Buche einen Testtermin in Cal.com, um Verfügbarkeit, Meeting-Links und Benachrichtigungen zu prüfen.
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Cal.com verbinden

Hole deinen Cal.com API-Schlüssel und verbinde ihn mit itellicoAI:
  1. Gehe zu Cal.com Settings → Developer → API Keys
  2. Klicke auf + Add, vergib einen Namen (z. B. “itellicoAI”) und speichere
  3. Gehe in itellicoAI zu Settings → Developers → Integrations
  4. Öffne die Cal.com-Karte und wähle oder erstelle ein Secret, das den API-Schlüssel speichert
  5. Klicke auf Test Connection
  6. Klicke nach erfolgreichem Test auf Connect

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Dein bestehendes Kalendersystem nutzen

Eine häufige Frage: “Wir nutzen Google Calendar / Microsoft Outlook / Microsoft 365. Können wir Cal.com trotzdem nutzen?” Ja! Cal.com integriert sich in dein bestehendes Kalendersystem, verhindert Doppelbuchungen und prüft die Verfügbarkeit über alle Kalender hinweg.

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Wie es funktioniert

Cal.com verbindet sich mit dem Kalendersystem deines Unternehmens (Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365, Exchange) und:
  1. Prüft Verfügbarkeit – Liest den bestehenden Kalender, um freie Zeiten zu bestimmen
  2. Verhindert Konflikte – Gleicht alle verbundenen Kalender ab, bevor freie Slots angezeigt werden
  3. Synchronisiert Buchungen – Trägt bestätigte Termine automatisch in deinen bestehenden Kalender ein
  4. Aktualisiert in Echtzeit – Wenn Kunden über itellicoAI buchen, erscheint der Termin sofort in deinem Firmenkalender
Cal.com ist eine Scheduling-Schicht über deinem bestehenden Kalendersystem. Du nutzt weiterhin Google Calendar, Outlook oder Microsoft 365 wie gewohnt – Cal.com liest nur die Verfügbarkeit und schreibt Buchungen dorthin.

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Unterstützte Kalendersysteme

Cal.com integriert sich mit:
  • Google Calendar – Persönliche und Google-Account-Accounts
  • Microsoft Outlook – Outlook.com und Outlook Desktop
  • Microsoft 365 – Business- und Enterprise-Accounts
  • Microsoft Exchange – Exchange 2013, 2016 und neuer
  • Apple Calendar – iCloud-Kalender

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Kalenderintegration einrichten

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Deinen Kalender mit Cal.com verbinden

Gehe in Cal.com zu Settings → Calendars und verbinde deinen Kalender:
  • Google Calendar: Klicke auf “Connect” und autorisiere Cal.com
  • Microsoft Outlook/365: Klicke auf “Connect” und melde dich mit Microsoft an
  • Exchange: Klicke auf “Connect” und gib die Details deines Exchange-Servers ein
Cal.com calendar connection guide
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Konfliktprüfung konfigurieren

Nach dem Verbinden prüft Cal.com diesen Kalender automatisch auf Konflikte. Wenn jemand bei dir buchen möchte:
  1. Cal.com prüft alle verbundenen Kalender
  2. Zeigt nur Zeiten an, in denen du wirklich verfügbar bist
  3. Verhindert Doppelbuchungen über alle Systeme hinweg
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Buchungsziel wählen

Wähle aus, welcher Kalender neue Buchungen erhalten soll:
  • In den Cal.com-Event-Type-Einstellungen
  • Wähle den Kalender, in dem Termine erstellt werden sollen
  • Dieser kann von den Kalendern abweichen, die Cal.com auf Konflikte prüft
Mehrere Kalender: Du kannst mehrere Kalender verbinden (z. B. persönlicher Google Calendar + Arbeits-Outlook). Cal.com prüft alle auf Konflikte und du wählst aus, welcher neue Buchungen bekommt.

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Häufige Szenarien

Setup:
  1. Verbinde dein Microsoft-365-Account mit Cal.com
  2. Cal.com liest deine Verfügbarkeit aus Microsoft 365
  3. Neue Buchungen erscheinen in deinem Microsoft-365-Kalender
  4. Dein KI-Agent bucht Termine über itellicoAI → Cal.com → Microsoft 365
Vorteil: Du und dein Team nutzen Microsoft 365 weiterhin normal. Der KI-Agent respektiert automatisch alle bestehenden Kalenderverpflichtungen.
Setup:
  1. Verbinde deinen Google-Account mit Cal.com
  2. Cal.com liest deine Verfügbarkeit aus Google Calendar
  3. Neue Buchungen erscheinen in deinem Google Calendar
  4. Dein KI-Agent bucht Termine über itellicoAI → Cal.com → Google Calendar
Vorteil: Direkte Integration in dein bestehendes Google-Setup. Alle Buchungen synchronisieren automatisch.
Setup: Jedes Teammitglied verbindet seinen eigenen Kalender mit seinem Cal.com-Account:
  • Alice verbindet ihren Google Calendar
  • Bob verbindet seinen Microsoft-365-Kalender
  • Carol verbindet ihren Outlook-Kalender
Vorteil: Cal.com übernimmt die Komplexität. Die Verfügbarkeit jeder Person wird im nativen Kalendersystem geprüft.

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Buchungstool hinzufügen

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Tool erstellen

  1. Gehe zu deinem Agenten → Tab Tools
  2. Klicke auf Hinzufügen und wähle Kalenderbuchung
  3. Wähle deinen Cal.com-Event-Type
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Einstellungen konfigurieren

Das Tool wird automatisch nach deinem Cal.com-Event benannt, zum Beispiel “Book [Event Type]”. Siehe die Konfigurationsoptionen unten.

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Konfiguration

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Event & Platform

Cal.com Event Type (erforderlich)
  • Aus Dropdown wählen oder Event-ID manuell eingeben
  • Jedes Tool ist genau einem Cal.com-Event-Type zugeordnet
Meeting Platform (erforderlich)
  • Wähle, wie Meetings stattfinden:
    • Cal Video – Integriertes Cal.com-Video
    • Zoom – Erfordert verbundenes Zoom in Cal.com
    • Google Meet – Erfordert verbundenes Google Meet
    • Microsoft Teams – Erfordert verbundenes Teams
    • Phone – Telefontermin
    • In Person – Physisches Treffen (Adresse erforderlich)
Timezone (erforderlich)
  • Standardmäßig Browser-Zeitzone (kann geändert werden)
  • Alle vorgeschlagenen Zeiten werden in dieser Zeitzone angezeigt
  • Durchsuchbares Dropdown mit allen verfügbaren Zeitzonen

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Terminplanung

Days to Look Ahead (1–3 Tage, Standard: 2)
  • Wie viele zukünftige Tage der Agent bei der Suche nach Slots berücksichtigt
Time Slots Per Day (2–5 Slots, Standard: 3)
  • Wie viele Zeitfenster pro Tag der Agent anbietet
Hours Between Suggestions (1–4 Stunden, Standard: 3)
  • Mindestabstand zwischen vorgeschlagenen Zeiten
Start Date (optional)
  • Frühestes Datum, das der Agent vorschlagen darf
  • Leer lassen für sofortige Verfügbarkeit

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E-Mail-Konfiguration

Der Agent nutzt diese Prioritätsreihenfolge, um die E-Mail-Adresse des Kunden zu ermitteln:
  1. Dynamic Context – cal_email aus deiner Context-API
  2. Kontaktdatensatz – In itellicoAI gespeicherte E-Mail des Kontakts
  3. Fallback-E-Mail – Team-Posteingang (unten konfigurierbar)
  4. Kunde fragen – Agent fordert E-Mail während des Anrufs an
Fallback Email (optional)
  • Wird verwendet, wenn keine Kunden-E-Mail verfügbar ist
  • Leer lassen, damit der Agent immer eine E-Mail erfasst

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SMS-Benachrichtigungen

Send SMS Confirmation (Standard: aktiviert)
  • Sendet eine SMS nach Abschluss der Buchung
  • Enthält Meeting-Details und Beitrittslink
SMS-Bestätigungen funktionieren nur bei Telefonanrufen, bei denen die Rufnummer des Anrufers im System verfügbar ist. Sie werden nicht bei browserbasierten Gesprächen oder wenn die Telefonnummer nicht verfügbar ist gesendet.
SMS Template
  • Passe die Nachricht mit Platzhaltern an:
    • {date} – Termindatum
    • {time} – Terminzeit
    • {link} – Meeting-Link
    • {location} – Adresse vor Ort
    • {duration} – Meeting-Dauer
Use default booking instructions (Standard: aktiviert)
  • Fügt das integrierte Scheduling-Skript zum Agenten-Prompt hinzu
  • Für die meisten Agenten empfohlen
  • Nur deaktivieren, wenn du den kompletten Buchungsfluss in deinem eigenen Prompt ersetzt

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Scheduling für mehrere Mitarbeiter

Ein häufiges Szenario: “Wir haben 3 Mitarbeiter, die Termine übernehmen können, jeder mit unterschiedlicher Verfügbarkeit. Wie planen wir über das Team hinweg?” Lösung: Nutze Cal.com Teams mit Round-Robin-Scheduling. Damit werden Termine basierend auf der individuellen Verfügbarkeit auf Teammitglieder verteilt.

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Was sind Cal.com Teams?

Mit Cal.com Teams kannst du Event Types erstellen, die von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden. Anstatt mit einer bestimmten Person zu buchen, buchen Kunden mit deinem Team und Cal.com weist den Termin automatisch einem verfügbaren Teammitglied zu.
Cal.com Teams erfordert einen Teams- oder Organization-Plan. Das Round-Robin-Feature verteilt Termine intelligent nach Verfügbarkeit, Priorität oder Rotation.

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Wie Round Robin funktioniert

Wenn ein Kunde einen Termin bucht:
  1. Prüft Verfügbarkeit – Cal.com prüft den Kalender jedes Teammitglieds
  2. Wendet Verteilungslogik an – Wählt das beste Teammitglied nach deiner gewählten Methode:
    • Priority: Zuerst Teammitglieder mit höherer Priorität zuweisen
    • Weighted: Proportional verteilen (z. B. Senior-Mitarbeiter erhalten mehr Buchungen)
    • Least recently booked: Gleichmäßig rotieren, wer zuletzt am wenigsten gebucht wurde
  3. Bucht mit einer Person – Cal.com plant den Kunden mit dem ausgewählten Teammitglied ein
  4. Aktualisiert den Kalender – Der Termin erscheint im Kalender des Teammitglieds

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Team-Event-Types einrichten

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Team in Cal.com erstellen

In Cal.com:
  1. Gehe zu Teams → Create Team
  2. Benenne dein Team (z. B. “Sales Team”, “Support Team”)
  3. Lade Teammitglieder per E-Mail ein
  4. Jedes Mitglied verbindet seinen eigenen Kalender (Google, Microsoft usw.)
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Team-Event-Type erstellen

In deinem Cal.com-Team:
  1. Gehe zu Event Types → New Event Type
  2. Wähle Round Robin als Event-Type
  3. Konfiguriere Dauer, Meeting-Plattform usw.
  4. Wähle aus, welche Teammitglieder diesen Event-Type bearbeiten können
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Verteilungsmethode konfigurieren

Wähle, wie Termine verteilt werden:Priority Ranking:
  • Weise jedem Teammitglied eine Priorität zu (High, Medium, Low)
  • Mitglieder mit höherer Priorität werden zuerst gebucht
  • Für Senior-Mitarbeiter oder Spezialisten verwenden
Weighted Distribution:
  • Weise jedem Mitglied ein Gewicht in Prozent zu (Standard: 100 %)
  • Höhere Gewichtung = mehr Buchungen
  • Für Teilzeit- vs. Vollzeitkräfte verwenden
Least Recently Booked:
  • Rotiert automatisch durch die Teammitglieder
  • Sorgt für gleichmäßige Verteilung
  • Für gleiche Arbeitsbelastung verwenden
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Zu itellicoAI hinzufügen

Sobald dein Team-Event-Type erstellt ist:
  1. Gehe in itellicoAI zu deinem Agenten → Tab Tools
  2. Klicke auf Add und wähle Calendar Booking
  3. Wähle deinen Team-Event-Type aus dem Dropdown
  4. Das Booking-Tool plant nun Termine mit deinem Team

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Erweitert: Feste und rotierende Hosts kombinieren

Für Szenarien, in denen eine Person immer anwesend sein muss, während andere rotieren: Beispiel: Sales-Calls benötigen einen Sales-Rep (rotierend) + Sales-Manager (immer anwesend) Setup in Cal.com:
  1. Round-Robin-Event-Type erstellen
  2. Fixed Hosts wählen: Sales-Manager (immer anwesend)
  3. Round Robin Hosts wählen: Sales-Reps (einer pro Call)
  4. Cal.com prüft die Verfügbarkeit beider und bucht, wenn beide frei sind

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Beispiele für Team-Scheduling

Szenario: 3 Sales-Reps sollen Demo-Calls gleichmäßig aufteilenSetup:
  • Team “Sales Team” mit 3 Mitgliedern erstellen
  • Least Recently Booked-Verteilung verwenden
  • Jeder Rep verbindet seinen Kalender mit Cal.com
  • Event-Type “Sales Demo” erstellen (30 Min., Round Robin)
Ergebnis: Demos werden automatisch gleichmäßig verteilt. Die Verfügbarkeit der Reps wird in Echtzeit aus ihren individuellen Kalendern geprüft.
Szenario: Senior-Support-Mitarbeiter sollen komplexe Fälle erhalten, Junior-Mitarbeiter RoutinefälleSetup:
  • Event-Type “Technical Support Call” mit Prioritätsverteilung erstellen
  • Senior-Mitarbeiter: Hohe Priorität
  • Junior-Mitarbeiter: Mittlere Priorität
Ergebnis: Senior-Mitarbeiter werden zuerst gebucht, wenn verfügbar. Junior-Mitarbeiter übernehmen den Überlauf.
Szenario: 2 Vollzeitkräfte und 1 TeilzeitkraftSetup:
  • Vollzeitkräfte: je 100 % Gewichtung
  • Teilzeitkraft: 50 % Gewichtung
  • Gewichtete Verteilung verwenden
Ergebnis: Die Teilzeitkraft erhält halb so viele Buchungen wie die Vollzeitkräfte.
Szenario: Kunde benötigt sowohl einen technischen Spezialisten als auch einen Account ManagerSetup:
  • Round Robin Groups verwenden (erweitertes Feature)
  • Gruppe 1: Technische Spezialisten (einer nimmt teil)
  • Gruppe 2: Account Manager (einer nimmt teil)
Ergebnis: Cal.com wählt eine Person aus jeder Gruppe und stellt sicher, dass beide Rollen abgedeckt sind.

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Team-Integration mit itellicoAI

Wenn du einen Cal.com-Team-Event-Type mit itellicoAI verbindest:
  1. Dein KI-Agent bucht mit dem Team – Nicht mit einer bestimmten Person
  2. Cal.com übernimmt die Zuweisung – Wählt automatisch das beste Teammitglied
  3. Der Kunde erhält eine Bestätigung – Mit den Details des zugewiesenen Teammitglieds
  4. Der Kalender des Teammitglieds wird aktualisiert – Der Termin erscheint in seinem individuellen Kalender
In deinem Agenten-Prompt: 
When a customer wants to schedule a consultation:

1. Use 'Book Team Consultation' action
2. The system will automatically assign an available team member
3. Confirm: "Perfect! You're scheduled with [assigned team member]
   on [date] at [time]. You'll receive a confirmation email."
Flexibilität: Teammitglieder können ihre individuelle Cal.com-Verfügbarkeit jederzeit aktualisieren, und das Round Robin respektiert diese Änderungen automatisch. In itellicoAI muss nichts angepasst werden.

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Buchung im Prompt verwenden

Das Booking-Tool hat standardmäßig Use default booking instructions aktiviert. Lasse diese Einstellung aktiviert, es sei denn, du schreibst und pflegst den kompletten Buchungsfluss selbst. Wenn die Standard-Buchungsanweisungen aktiviert sind, nutze deinen Agenten-Prompt für geschäftsspezifische Buchungsregeln – nicht zum Duplizieren des schrittweisen Scheduling-Skripts:
  • wem dieser Termintyp angeboten werden soll
  • welche Fälle weitergeleitet statt gebucht werden sollen
  • welche Informationen der Agent vor dem Anbieten einer Buchung sammeln soll
  • welchen Ausweichpfad der Agent nutzen soll, wenn keine Buchung möglich ist
Vermeide es, eine separate Buchungssequenz sowohl in deinem Prompt als auch im Tab Anrufablauf zu definieren, während Standardeinstellungen für die Buchung verwenden aktiviert ist. Widersprüchliche Anweisungen können dazu führen, dass der Agent dieselben Informationen zweimal abfragt, Zeiten zu früh anbietet oder das Buchungs-Tool aufruft, bevor der Anrufer eindeutig bestätigt hat.

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Empfohlene Prompt-Ergänzungen

Referenziere das Tool nur dann bei seinem automatisch generierten Namen, wenn du geschäftsspezifisches Verhalten benötigst: 
For consultation requests:

- Use the "Book 30-Minute Consultation" booking tool.
- Before offering booking, confirm the customer wants a product consultation, not billing support.
- If the customer asks for billing help, offer to transfer instead of booking a consultation.
- If no suitable slot is available, collect a callback number and preferred timeframe.
Der Tool-Name wird automatisch aus dem Titel deines Cal.com-Event-Types generiert (z. B. wird aus “30-Minute Consultation” der Name “Book 30-Minute Consultation”).

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Den Standard-Buchungsfluss ersetzen

Deaktiviere Use default booking instructions nur, wenn du die vollständige Kontrolle über das Scheduling-Gespräch benötigst. Wenn du die Option deaktivierst, muss dein Prompt folgendes abdecken: Einwilligung einholen vor dem Prüfen der Verfügbarkeit, E-Mail erfassen wenn nötig, den genauen Slot bestätigen vor der Buchung und den Fall ohne Verfügbarkeit behandeln.

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Buchungsfehler behandeln

If 'Book 30-Minute Consultation' fails:

1. Apologize: "I'm having trouble accessing the calendar right now"
2. Offer alternative:
   - "I can have someone call you back to schedule"
   - Collect callback number and best time
3. If no availability: "We're fully booked for [timeframe].
   Would [alternative timeframe] work?"

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Testen

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Integration prüfen

  • Cal.com-Integration zeigt “Connected”
  • Event-Types erscheinen im Dropdown
  • Meeting-Plattformen in Cal.com konfiguriert
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Buchungsfluss testen

  1. Testanruf mit deinem Agenten starten
  2. Terminbuchung anfordern
  3. Prüfen, ob der Agent verfügbare Zeiten vorstellt
  4. Bestätigen, dass die Buchung abgeschlossen wird
3

Bestätigungen prüfen

  • E-Mail-Bestätigung erhalten
  • SMS-Bestätigung gesendet (falls aktiviert)
  • Meeting-Link funktioniert
  • Kalender aktualisiert
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Grenzfälle testen

  • Daten außerhalb der Verfügbarkeit anfordern
  • Ohne E-Mail im Kontaktdatensatz testen
  • Fehlerbehandlung prüfen

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Fehlerbehebung

Ursache: Cal.com nicht verbundenLösung:
  • Gehe zu Settings → Developers → Integrations
  • Öffne die Cal.com-Karte
  • Prüfe, ob der Status “Connected” anzeigt
Ursache: Keine Event-Types in Cal.com oder SynchronisierungsproblemLösung:
  • Event-Types in Cal.com erstellen
  • Integration bei Bedarf trennen und neu verbinden
Ursache: Plattform in Cal.com nicht verbundenLösung:
  • Gehe zu den Cal.com-Event-Type-Einstellungen
  • Verbinde die Plattform (Zoom, Google Meet usw.)
  • Integration trennen und neu verbinden, um Änderungen zu synchronisieren
Mögliche Ursachen:
  • Falsche E-Mail-Adresse
  • Spam-Ordner
  • Cal.com-E-Mail-Einstellungen
Lösung:
  • Spam-/Junk-Ordner prüfen
  • E-Mail in der Buchungsbestätigung verifizieren
  • Cal.com-Benachrichtigungseinstellungen prüfen
Mögliche Ursachen:
  • Action-Name nicht im Prompt referenziert
  • Agent erkennt Buchungsabsicht nicht
  • LLM führt Function Calling nicht zuverlässig aus
Lösung:
  • Exakten automatisch generierten Namen verwenden (z. B. ‘Book 30-Minute Consultation’)
  • Im Tab Actions den tatsächlichen Namen prüfen
  • Sicherstellen, dass die Action dem Agenten hinzugefügt wurde
  • Expliziten Buchungsfluss in deinen Prompt einfügen
  • Mit einem klaren Satz testen: “I want to book an appointment”
  • GPT-4.1 oder GPT-4.1-mini für zuverlässigstes Function Calling verwenden
  • Temperatur reduzieren für konsistenteres Verhalten

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Nächste Schritte

Tools-Übersicht

Alle Tool-Typen kennenlernen

Benutzerdefinierte Aktionen

Eigene Buchungsflüsse bauen

Anruf weiterleiten

An menschliche Disponenten weiterleiten

Agenten testen

Buchungsfluss von Anfang bis Ende testen

Buchungsbeispiel

Ein vollständiges Beispiel mit Cal.com-Integration ansehen