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Documentation Index

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Zuletzt aktualisiert: 15. Januar 2025 Wichtiger Hinweis: Diese Richtlinien sind eine Orientierungshilfe. Als Verantwortlicher müssen Sie Ihre Implementierung von Ihrem Rechtsbeistand prüfen lassen. itellico übernimmt keine Haftung für die rechtliche Gültigkeit Ihrer spezifischen Umsetzung.

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1. Grundlagen

Rollenteilung:
  • Sie sind der Verantwortliche für die Datenverarbeitung Ihrer Endnutzer
  • itellico ist Ihr Auftragsverarbeiter und handelt nach Ihren Weisungen
Transparenzpflicht: Ihre Endnutzer müssen vor der ersten Datenerhebung über folgendes informiert werden:
  • Einsatz von KI-Technologie
  • Welche Daten verarbeitet werden (Sprache, Text, etc.)
  • Zweck der Verarbeitung
  • itellico als Auftragsverarbeiter
  • Aufbewahrungsfristen
  • Betroffenenrechte

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2. Website-Implementierung

Erforderlich:
  • Deutlicher Hinweis direkt am Chat/Voice-Interface
  • Beispiel: “Dieser Chat wird durch KI unterstützt. Details in unserer [Datenschutzerklärung].”
Bei Einwilligungspflicht:
  • Nicht vorab angekreuzte Checkbox
  • Beispiel: ”[ ] Ich stimme der KI-Datenverarbeitung zu”

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3. Telefonie-Implementierung

Erforderlich:
  • Hinweis zu Gesprächsbeginn
  • Beispiel: “Willkommen bei [Firmenname]. Dieses Gespräch wird durch KI unterstützt. Details unter [Website]/datenschutz.”

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4. Datenschutzerklärung

Ihre Datenschutzerklärung muss enthalten:
  • KI-Einsatz durch itellico
  • Verarbeitete Datenarten
  • Zwecke der Verarbeitung
  • Aufbewahrungsfristen
  • Internationale Übermittlungen (falls zutreffend)
  • Betroffenenrechte und Kontaktmöglichkeiten
Vorlage: Nutzen Sie unsere Datenschutzerklärung für Kundendienste als Ausgangspunkt.

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5. Betroffenenrechte

Stellen Sie sicher, dass Sie:
  • Anfragen entgegennehmen und bearbeiten können
  • Bei Bedarf mit itellico koordinieren
  • Innerhalb der gesetzlichen Fristen antworten

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6. Checkliste

  • [ ] Rechtliche Prüfung durch Ihren Anwalt
  • [ ] Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung festgelegt
  • [ ] Datenschutzerklärung aktualisiert
  • [ ] Transparenzhinweise implementiert
  • [ ] Einwilligungsmechanismen (falls erforderlich)
  • [ ] Verfahren für Betroffenenrechte etabliert
  • [ ] Aufbewahrungsfristen definiert
  • [ ] Mitarbeiterschulung durchgeführt
Weitere Informationen: Kontaktieren Sie privacy@itellico.ai für spezifische Fragen.