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Übersicht

Post-Call-E-Mails werden automatisch nach Gesprächen basierend auf Ergebnissen, Zielen, Sentiment oder von dir definierten benutzerdefinierten Bedingungen gesendet. Zugriff: Prompteditor → Analytik → Post-Call-E-Mails Anwendungsfälle: Terminbestätigungen, Rückrufanfragen, Beschwerdeeskalationen, Feedback-Erfassung, Vertriebs-Follow-ups, Verfolgung ungelöster Probleme

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Einrichtung

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Zugriff auf Post-Call-E-Mails

Prompteditor → Analytik → Post-Call-E-Mails → E-Mail erstellen
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Ausgangspunkt wählen (optional)

Vorlagen bieten vorkonfigurierte Trigger und Inhalte für gängige Anwendungsfälle:
  • Rückruf angefordert - Kunde bittet um Follow-up
  • Termin gebucht - Meeting/Beratung geplant
  • Kundenbeschwerde - Eskaliert Unzufriedenheit
  • Unbeantwortete Frage - Agent konnte nicht antworten
  • Technisches Problem - Leitet Bugs/Fehler an Tech-Teams weiter
  • Rechnungsanfrage - Zahlungs-/Rechnungsfragen
  • Eskalation erforderlich - Erfordert Management-Aufmerksamkeit
  • Bestellung aufgegeben - Kaufbestätigung
  • Demo-Anfrage - Interesse an Produktvorführung
  • Positives Feedback - Komplimente mit Team teilen
Vorlagen sind vollständig anpassbare Ausgangspunkte. Du kannst auch von Grund auf neu beginnen.
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Benachrichtigungsname konfigurieren

Name: Interner Bezeichner (z.B. “Rückrufanfrage-Alarm”)
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Triggerbedingung festlegen

Beschreibe, wann gesendet werden soll (KI analysiert dies anhand des Anruftranskripts):
Beispiel: "Hat der Kunde einen Rückruf angefordert, gebeten,
später kontaktiert zu werden, oder möchte er, dass sich jemand
mit ihm in Verbindung setzt?"
Sei spezifisch. Je detaillierter deine Trigger-Beschreibung, desto genauer die KI-Übereinstimmung.
Oder: Schalte “Immer nach jedem Anruf senden” ein, um die Bedingungsprüfung zu umgehen
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Empfänger konfigurieren

Feste Empfänger: Gib spezifische E-Mail-Adressen ein (mehrere werden unterstützt)
Beispiel: support@unternehmen.de, manager@unternehmen.de
Dynamische Empfänger (KI-gesteuert): KI leitet an verschiedene Empfänger basierend auf Anrufinhalt weiter
Beispiel: Beschwerden nach Schweregrad weiterleiten
- Bei rechtlicher Drohung → legal@unternehmen.de
- Bei wütend/Kündigung → retention@unternehmen.de
- Bei Produktproblem → qualitaet@unternehmen.de
- Sonst → support@unternehmen.de

Beispiel: Technische Probleme nach Typ weiterleiten
- Bei Website-Problem → dev@unternehmen.de
- Bei Abrechnungssystem → billing-tech@unternehmen.de
- Sonst → tech-support@unternehmen.de

Beispiel: Bestellungen nach Wert weiterleiten
- Bei Bestellung über 1000€ → sales-manager@unternehmen.de
- Sonst → orders@unternehmen.de
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E-Mail-Vorlage gestalten

Betreff: Rückruf angefordertText: Verwende Rich-Text-Editor mit Variablen (siehe Vorlagen-Variablen unten)
  • Systemvariablen: Klicke auf Variablenauswahl zum Einfügen (z.B. {{customer_name}}, {{conversation_summary}})
  • Dynamische Variablen: Tippe {{dyn_ + beschreibenden Namen (z.B. {{dyn_appointment_date}})
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Speichern und aktivieren

Benachrichtigung speichern → Schalter Aktiviert einschalten

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Vorlagen-Variablen

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Systemvariablen

Verwende die Variablenauswahl im Editor, um diese einzufügen.
Verfügbarkeit: Einige Variablen werden nur unter bestimmten Bedingungen ausgefüllt:
  • Telefonnummern (customer_number, to_number) - Nur Telefonanrufe
  • Kundendaten (customer_name, customer_email) - Nur wenn Anrufer als Kontakt in deinem System existiert
  • Gesprächstranskript - Nur wenn Transkription aktiviert ist
Gesprächsdetails:
  • {{conversation_date}} - Vollständiges Datum/Uhrzeit im 24-Stunden-Format
  • {{conversation_time}} - Zeit im 12-Stunden-Format
  • {{conversation_duration}} - Dauer im MM:SS-Format
  • {{conversation_status}} - Status (Abgeschlossen, Fehlgeschlagen, etc.)
  • {{conversation_direction}} - Eingehend/Ausgehend
  • {{conversation_summary}} - KI-generierte Zusammenfassung
  • {{conversation_transcript}} - Vollständiges Transkript mit Ersatztext
  • {{transcript}} - Einfaches Transkript (kein Ersatztext)
  • {{conversation_url}} - Link zum Anzeigen des Gesprächs
  • {{conversation_uuid}} - Eindeutiger Bezeichner
Agent & Konto:
  • {{agent_name}} - Name des KI-Agenten
  • {{account_name}} - dein Organisationsname
Kundeninformationen (nur wenn Kontakt existiert):
  • {{customer_number}} - Kunden-Telefonnummer (nur Telefonanrufe)
  • {{customer_name}} - Kundenname (wenn Kontakt existiert)
  • {{customer_email}} - Kunden-E-Mail (wenn Kontakt existiert)
  • {{to_number}} - Angerufene Telefonnummer (nur Telefonanrufe)

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Dynamische Variablen

Wie sie funktionieren: Tippe {{dyn_ gefolgt von einem beschreibenden Namen. KI analysiert das Anruftranskript und extrahiert die Information. Beispiele: 
{{dyn_appointment_date}} → KI findet das im Anruf erwähnte Datum
{{dyn_appointment_time}} → KI findet die erwähnte Zeit
{{dyn_issue_summary}} → KI fasst das besprochene Problem zusammen
{{dyn_ticket_number}} → KI lokalisiert jegliche Ticket-Referenz
{{dyn_next_steps}} → KI identifiziert vereinbarte Aktionspunkte
{{dyn_shipping_address}} → KI extrahiert erwähnte Adresse
{{dyn_order_number}} → KI findet Bestellreferenz
Der Variablenname leitet die KI. Spezifischere Namen = bessere Extraktionsgenauigkeit.✅ {{dyn_rescheduled_appointment_date}} ❌ {{dyn_date}}

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Beispiele

Trigger:
Hat der Anrufer einen Termin vereinbart, gebucht oder bestätigt?
Empfänger: Fest - team@unternehmen.deBetreff: Termin bestätigt - {{dyn_appointment_date}}Text:
Hallo {{customer_first_name}},

Ihr Termin ist bestätigt:

📅 {{dyn_appointment_date}} um {{dyn_appointment_time}}
📍 {{dyn_location}}
🔗 {{dyn_meeting_link}}

Möchten Sie einen neuen Termin vereinbaren? Rufen Sie {{agent_name}} an

Mit freundlichen Grüßen,
{{agent_name}}
Verwendete Variablen:
  • System: {{customer_first_name}}, {{agent_name}}
  • Dynamisch: {{dyn_appointment_date}}, {{dyn_appointment_time}}, {{dyn_location}}, {{dyn_meeting_link}}
Trigger:
Hat der Kunde einen Rückruf, einen Follow-up-Anruf angefordert oder gebeten, später kontaktiert zu werden?
Empfänger: Fest - support@unternehmen.deBetreff: Rückruf angefordertText:
Kunde hat Rückruf angefordert:

Telefon: {{customer_number}}
Datum: {{conversation_date}}
Grund: {{conversation_summary}}

Anruf anzeigen: {{conversation_url}}
Verwendete Variablen:
  • System: {{customer_number}}, {{conversation_date}}, {{conversation_summary}}, {{conversation_url}}
Trigger:
Hat der Kunde Unzufriedenheit geäußert, eine Beschwerde eingereicht oder ein Problem gemeldet?
Empfänger: Dynamisch
Nach Schweregrad weiterleiten:
- Bei rechtlicher Drohung → legal@unternehmen.de
- Bei wütend/Kündigung → retention@unternehmen.de
- Bei Produktproblem → qualitaet@unternehmen.de
- Sonst → support@unternehmen.de
Betreff: Kundenproblem - {{dyn_severity}}Text:
Problem gemeldet:

Kunde: {{customer_number}}
Schweregrad: {{dyn_severity}}
Problem: {{dyn_issue_summary}}

Vollständigen Anruf anzeigen: {{conversation_url}}
Verwendete Variablen:
  • System: {{customer_number}}, {{conversation_url}}
  • Dynamisch: {{dyn_severity}}, {{dyn_issue_summary}}

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Tipps

❌ Schlecht: “Kunde unzufrieden”✅ Gut: “Hat der Kunde Unzufriedenheit, Frustration geäußert, erwähnt, unzufrieden zu sein, oder gedroht zu kündigen/negative Bewertung zu hinterlassen?”
Aktiviere die Benachrichtigung und teste mit echten oder Test-Anrufen, um Triggering und Inhalt zu überprüfen.
  • Maximal 3-5 Absätze
  • Ein klarer Zweck
  • Eine einzelne Handlungsaufforderung
  • Aufzählungszeichen für mehrere Elemente

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Fehlerbehebung

Mögliche Ursachen:
  • Benachrichtigung ist deaktiviert
  • Triggerbedingung entspricht nicht dem Anrufinhalt
  • Kunde hat keine gültige E-Mail-Adresse
Lösungen:
  • Überprüfe, ob die Benachrichtigung aktiviert ist (Schalter Ein)
  • Überprüfe die Trigger-Beschreibung und teste mit passenden Anrufen
  • Prüfe, ob der Kontakt eine E-Mail hat oder verwende dynamische Empfängerextraktion
Mögliche Ursachen:
  • Tippfehler im Variablennamen
  • Dynamischer Variablenname zu vage
  • Daten nicht verfügbar (z.B. Kunde nicht im System)
Lösungen:
  • Verwende exakte Variablennamen aus der Variablenauswahl
  • Mache dynamische Variablennamen spezifischer und beschreibender
  • Teste mit echten Anrufen, um Extraktion zu überprüfen
  • Prüfe Verfügbarkeitsbedingungen für Systemvariablen
Mögliche Ursachen:
  • Weiterleitungsregelbeschreibung unklar
  • KI interpretiert Anrufinhalt falsch
Lösungen:
  • Überprüfe und kläre die Beschreibung der Weiterleitungsregeln
  • Mache Kriterien expliziter mit spezifischen Schlüsselwörtern
  • Teste mit Beispielanrufen und passe Regeln an
  • Füge “Sonst” Fallback-Weiterleitung hinzu

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Nächste Schritte

Gesprächsziele

Ziele festlegen, die E-Mails auslösen

Analytik-Dashboard

E-Mail-Performance überwachen

Gesprächsziele

Triggerbedingungen konfigurieren

Dynamischer Kontext

Daten für Variablen übergeben