Zum Hauptinhalt springen

​
Wie Post-Call-Automatisierung funktioniert

Post-Call-Automatisierung läuft automatisch nach Gesprächen. Nutze Benachrichtigungen, um dein Team zu informieren, Follow-up-Tasks anzulegen oder E-Mails basierend auf dem Anrufverlauf zu senden. Zugriff: In deinem Agent-Editor → Tab Benachrichtigungen → Benachrichtigungen nach dem Anruf

​
Was du tun kannst

FähigkeitWie
E-Mails senden, wenn etwas passiertLege eine Trigger-Bedingung fest (KI bewertet gegen das Transkript)
An unterschiedliche Personen basierend auf dem Gesprächsinhalt routenNutze dynamische Empfänger - die KI entscheidet, wer die E-Mail bekommt
Anrufdaten in E-Mails einfügenNutze Systemvariablen wie {{conversation_summary}} und {{customer_name}}
Benutzerdefinierte Daten aus Anrufen extrahierenNutze {{dyn_*}}-Variablen - die KI zieht konkrete Infos aus dem Transkript
Dein Team in der App benachrichtigenAktiviere In-App-Benachrichtigungen für alle Teammitglieder oder bestimmte Teamkollegen
Follow-up-Tasks erstellenAktiviere Aufgabe erstellen, um automatisch einen Task mit dem Gespräch zu verknüpfen
Nach jedem Anruf immer sendenAktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu überspringen

​
So solltest du Benachrichtigungen denken

Jede Benachrichtigung beantwortet drei Fragen:
  1. Wann soll sie ausgelöst werden?
  2. Wer soll sie erhalten?
  3. Was soll als Nächstes passieren: E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung, optional mit Task-Erstellung?

​
Einrichtung

1

Benachrichtigungen nach dem Anruf öffnen

In deinem Agent-Editor → Tab Benachrichtigungen → Benachrichtigungen nach dem Anruf → Hinzufügen
2

Startpunkt wählen (optional)

Vorlagen bieten vorkonfigurierte Trigger und Inhalte für häufige Anwendungsfälle:
  • Callback Requested - Kunde wünscht ein Follow-up
  • Appointment Booked - Meeting- oder Beratungstermin vereinbart
  • Customer Complaint - Eskalierte Unzufriedenheit
  • Unanswered Question - Agent konnte nicht antworten
  • Technical Issue - Leitet Bugs oder Fehler an Tech-Teams weiter
  • Billing Inquiry - Fragen zu Zahlung oder Rechnung
  • Escalation Needed - Erfordert Aufmerksamkeit des Managements
  • Order Placed - Kaufbestätigung
  • Demo Request - Interesse an einer Produktdemo
  • Positive Feedback - Lob mit dem Team teilen
Vorlagen sind vollständig anpassbare Ausgangspunkte. Du kannst auch komplett neu beginnen.
3

Benachrichtigungsname konfigurieren

Name: Interne Kennung (z. B. “Callback Request Alert”)
4

Trigger-Bedingung festlegen

Beschreibe, wann gesendet werden soll (die KI analysiert das gegen das Gesprächstranskript):
Beispiel: "Hat der Kunde um einen Rückruf gebeten, wollte er
später kontaktiert werden oder wollte er, dass sich jemand bei
ihm meldet?"
Sei spezifisch. Je detaillierter deine Trigger-Beschreibung, desto genauer ist das KI-Matching.
Oder: Aktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu umgehen.
5

Empfänger konfigurieren

Feste Empfänger: Gib konkrete E-Mail-Adressen ein (mehrere möglich)
Beispiel: support@company.com, manager@company.com
Dynamische Empfänger (KI-gestützt): Die KI routet an unterschiedliche Empfänger basierend auf dem Gesprächsinhalt
Beispiel: Beschwerden nach Schweregrad weiterleiten
- If legal threat → legal@company.com
- If angry/canceling → retention@company.com
- If product issue → quality@company.com
- Otherwise → support@company.com

Beispiel: Technische Probleme nach Typ weiterleiten
- If website issue → dev@company.com
- If billing system → billing-tech@company.com
- Otherwise → tech-support@company.com

Beispiel: Bestellungen nach Wert weiterleiten
- If order over $1000 → sales-manager@company.com
- Otherwise → orders@company.com
6

E-Mail-Template gestalten

E-Mail-Betreff: Callback requestedE-Mail-Vorlage: Nutze den Rich-Text-Editor mit Variablen (siehe Template-Variablen unten)
  • Systemvariablen: Klicke auf den Variablen-Picker zum Einfügen (z. B. {{customer_name}}, {{conversation_summary}})
  • Dynamische Variablen: Tippe {{dyn_ + beschreibender Name (z. B. {{dyn_appointment_date}})
7

Nicht-E-Mail-Aktionen wählen (optional)

Aktiviere In-App-Benachrichtigungen, um Meldungen und Push-Alerts für alle Teammitglieder oder ausgewählte Teamkollegen zu erstellen.Aktiviere Aufgabe erstellen, um einen Follow-up-Task zu erstellen, wenn die Benachrichtigung ausgelöst wird.
8

Speichern und aktivieren

Benachrichtigung speichern → Aktiv-Schalter umlegen

​
Task erstellen

Jede Benachrichtigung kann auch automatisch einen Task erstellen, wenn sie auslöst. Aktiviere Aufgabe erstellen im Benachrichtigungsformular, um einen mit dem Gespräch verknüpften Task zu erzeugen.
EinstellungBeschreibung
Aufgabe erstellenEinschalten, um bei Auslösung dieser Benachrichtigung einen Task zu erstellen
AufgabenprioritätPriorität für erstellte Tasks festlegen: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend
Erstellte Tasks enthalten den Agentennamen und einen Link zum ursprünglichen Gespräch für vollen Kontext. Verwalte erstellte Tasks auf der Seite Tasks.
Kombiniere E-Mail und Task-Erstellung in einer einzigen Benachrichtigung. Zum Beispiel: Sende eine Callback-Anfrage per E-Mail an das Support-Team und erstelle gleichzeitig einen Task mit hoher Priorität für das Follow-up.

​
Häufige Business-Patterns

SituationGute Automatisierung
Callback angefragtTask erstellen und die Support-Warteschlange per E-Mail informieren
Beschwerde oder EskalationDas verantwortliche Team per E-Mail informieren und einen Task mit hoher Priorität erstellen
Termin gebuchtNur Bestätigungs-E-Mail senden
Agent konnte nicht antwortenSupport oder Sales benachrichtigen und eine Transkript-Zusammenfassung beifügen

​
Template-Variablen

​
Systemvariablen

Nutze den Variablen-Picker im Editor, um diese einzufügen.
Verfügbarkeit: Manche Variablen füllen sich nur unter bestimmten Bedingungen:
  • Telefonnummern (customer_number, to_number) - nur Telefonanrufe
  • Kundendaten (customer_name, customer_email) - nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist
  • Conversation-Transkript - nur wenn Transkription aktiviert ist
Conversation Details:
  • {{conversation_date}} - vollständiges Datum/Uhrzeit im 24-Stunden-Format
  • {{conversation_time}} - Uhrzeit im 12-Stunden-Format
  • {{conversation_duration}} - Dauer im MM:SS-Format
  • {{conversation_status}} - Status (Completed, Failed usw.)
  • {{conversation_direction}} - Inbound/Outbound
  • {{conversation_summary}} - KI-generierte Zusammenfassung
  • {{conversation_transcript}} - Vollständiges Transkript mit Fallback-Text
  • {{conversation_url}} - Link zum Anzeigen der Conversation
  • {{conversation_uuid}} - Eindeutige Kennung
Agent & Account:
  • {{agent_name}} - Name des KI-Agents
  • {{account_name}} - Name deines Accounts
Customer Information (nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist):
  • {{customer_number}} - Telefonnummer des Kunden (nur Telefonanrufe)
  • {{customer_name}} - Name des Kunden
  • {{customer_email}} - E-Mail des Kunden
  • {{to_number}} - Angerufene Telefonnummer (nur Telefonanrufe)

​
Dynamische Variablen

So funktionieren sie: Tippe {{dyn_ gefolgt von einem beschreibenden Namen. Die KI analysiert das Gesprächstranskript und extrahiert die Information. Beispiele: 
{{dyn_appointment_date}} → AI finds the date mentioned in call
{{dyn_appointment_time}} → AI finds the time mentioned
{{dyn_issue_summary}} → AI summarizes the problem discussed
{{dyn_ticket_number}} → AI locates any ticket reference
{{dyn_next_steps}} → AI identifies agreed action items
{{dyn_shipping_address}} → AI extracts mentioned address
{{dyn_order_number}} → AI finds order reference
Der Variablenname führt die KI. Spezifischere Namen = bessere Extraktionsgenauigkeit.✅ {{dyn_rescheduled_appointment_date}} ❌ {{dyn_date}}

​
Beispiele

Trigger:
Did the caller schedule, book, or confirm an appointment or meeting?
Recipients: Fixed - team@company.comSubject: Appointment confirmed - {{dyn_appointment_date}}Body:
Hi {{customer_name}},

Your appointment is confirmed:

📅 {{dyn_appointment_date}} at {{dyn_appointment_time}}
📍 {{dyn_location}}
🔗 {{dyn_meeting_link}}

Need to reschedule? Call {{agent_name}}

Best,
{{agent_name}}
Variables used:
  • System: {{customer_name}}, {{agent_name}}
  • Dynamic: {{dyn_appointment_date}}, {{dyn_appointment_time}}, {{dyn_location}}, {{dyn_meeting_link}}
Trigger:
Did the customer request a callback, follow-up call, or ask to be contacted later?
Recipients: Fixed - support@company.comSubject: Callback requestedBody:
Customer requested callback:

Phone: {{customer_number}}
Date: {{conversation_date}}
Reason: {{conversation_summary}}

View call: {{conversation_url}}
Variables used:
  • System: {{customer_number}}, {{conversation_date}}, {{conversation_summary}}, {{conversation_url}}
Trigger:
Did the customer express dissatisfaction, file a complaint, or report a problem?
Recipients: Dynamic
Route by severity:
- If legal threat → legal@company.com
- If angry/canceling → retention@company.com
- If product issue → quality@company.com
- Otherwise → support@company.com
Subject: Customer issue - {{dyn_severity}}Body:
Issue reported:

Customer: {{customer_number}}
Severity: {{dyn_severity}}
Issue: {{dyn_issue_summary}}

View full call: {{conversation_url}}
Variables used:
  • System: {{customer_number}}, {{conversation_url}}
  • Dynamic: {{dyn_severity}}, {{dyn_issue_summary}}

​
Tipps

❌ Schlecht: “Customer unhappy”✅ Gut: “Did the customer express dissatisfaction, frustration, mention being unhappy, or threaten to cancel/leave negative review?”
Aktiviere die Benachrichtigung und teste mit echten oder Test-Anrufen, um Triggerung und Inhalt zu verifizieren.
  • maximal 3-5 Absätze
  • ein klarer Zweck
  • ein einzelner Call-to-Action
  • Bullet Points für mehrere Punkte

​
Fehlerbehebung

Mögliche Ursachen:
  • Benachrichtigung ist deaktiviert
  • Trigger-Bedingung passt nicht zum Gesprächsinhalt
  • Fixe Empfängerliste ist leer oder ungültig
  • Dynamische Empfängerregeln haben keine gültige E-Mail-Adresse erzeugt
Lösungen:
  • Prüfe, ob die Benachrichtigung aktiviert ist (Toggle On)
  • Prüfe die Trigger-Beschreibung und teste mit passenden Anrufen
  • Füge fixe Empfänger hinzu oder stelle sicher, dass dynamische Regeln eine klare Fallback-Adresse enthalten
Mögliche Ursachen:
  • Tippfehler im Variablennamen
  • Dynamischer Variablenname zu vage
  • Daten nicht verfügbar (z. B. Kunde nicht im System)
Lösungen:
  • Nutze exakte Variablennamen aus dem Variablen-Picker
  • Mache dynamische Variablennamen spezifischer und beschreibender
  • Teste mit echten Anrufen, um die Extraktion zu verifizieren
  • Prüfe die Verfügbarkeitsbedingungen für Systemvariablen
Mögliche Ursachen:
  • Routing-Regeln unklar beschrieben
  • KI interpretiert Gesprächsinhalt falsch
Lösungen:
  • Routing-Regeln prüfen und präzisieren
  • Kriterien mit konkreten Keywords expliziter machen
  • Mit Beispielanrufen testen und Regeln anpassen
  • Eine “Otherwise”-Fallback-Route hinzufügen

​
Nächste Schritte

Tasks

Von Benachrichtigungen erstellte Tasks verwalten

Gesprächsziele

Die Ergebnisse messen, auf die deine Benachrichtigungen reagieren

Conversations

Anrufe und Benachrichtigungsergebnisse prüfen

Dynamic Context

Daten für Template-Variablen übergeben