Post-Call-Automatisierung

Wie Post-Call-Automatisierung funktioniert

Post-Call-Automatisierung läuft automatisch nach Gesprächen. Nutze Benachrichtigungen, um dein Team zu informieren, Follow-up-Tasks anzulegen oder E-Mails basierend auf dem Anrufverlauf zu senden. Zugriff: In deinem Agent-Editor → Tab Benachrichtigungen → Benachrichtigungen nach dem Anruf

Was du tun kannst

Fähigkeit	Wie
E-Mails senden, wenn etwas passiert	Lege eine Trigger-Bedingung fest (KI bewertet gegen das Transkript)
An unterschiedliche Personen basierend auf dem Gesprächsinhalt routen	Nutze dynamische Empfänger - die KI entscheidet, wer die E-Mail bekommt
Anrufdaten in E-Mails einfügen	Nutze Systemvariablen wie `{{conversation_summary}}` und `{{customer_name}}`
Benutzerdefinierte Daten aus Anrufen extrahieren	Nutze `{{dyn_*}}`-Variablen - die KI zieht konkrete Infos aus dem Transkript
Dein Team in der App benachrichtigen	Aktiviere In-App-Benachrichtigungen für alle Teammitglieder oder bestimmte Teamkollegen
Follow-up-Tasks erstellen	Aktiviere Aufgabe erstellen, um automatisch einen Task mit dem Gespräch zu verknüpfen
Nach jedem Anruf immer senden	Aktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu überspringen

So solltest du Benachrichtigungen denken

Jede Benachrichtigung beantwortet drei Fragen:

Wann soll sie ausgelöst werden?
Wer soll sie erhalten?
Was soll als Nächstes passieren: E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung, optional mit Task-Erstellung?

Einrichtung

Benachrichtigungen nach dem Anruf öffnen

In deinem Agent-Editor → Tab Benachrichtigungen → Benachrichtigungen nach dem Anruf → Hinzufügen

Startpunkt wählen (optional)

Vorlagen bieten vorkonfigurierte Trigger und Inhalte für häufige Anwendungsfälle:

Callback Requested - Kunde wünscht ein Follow-up
Appointment Booked - Meeting- oder Beratungstermin vereinbart
Customer Complaint - Eskalierte Unzufriedenheit
Unanswered Question - Agent konnte nicht antworten
Technical Issue - Leitet Bugs oder Fehler an Tech-Teams weiter
Billing Inquiry - Fragen zu Zahlung oder Rechnung
Escalation Needed - Erfordert Aufmerksamkeit des Managements
Order Placed - Kaufbestätigung
Demo Request - Interesse an einer Produktdemo
Positive Feedback - Lob mit dem Team teilen

Vorlagen sind vollständig anpassbare Ausgangspunkte. Du kannst auch komplett neu beginnen.

Benachrichtigungsname konfigurieren

Name: Interne Kennung (z. B. “Callback Request Alert”)

Trigger-Bedingung festlegen

Beschreibe, wann gesendet werden soll (die KI analysiert das gegen das Gesprächstranskript):

Beispiel: "Hat der Kunde um einen Rückruf gebeten, wollte er
später kontaktiert werden oder wollte er, dass sich jemand bei
ihm meldet?"

Sei spezifisch. Je detaillierter deine Trigger-Beschreibung, desto genauer ist das KI-Matching.

Oder: Aktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu umgehen.

Empfänger konfigurieren

Feste Empfänger: Gib konkrete E-Mail-Adressen ein (mehrere möglich)

Beispiel: support@company.com, manager@company.com

Dynamische Empfänger (KI-gestützt): Die KI routet an unterschiedliche Empfänger basierend auf dem Gesprächsinhalt

Beispiel: Beschwerden nach Schweregrad weiterleiten
- If legal threat → legal@company.com
- If angry/canceling → retention@company.com
- If product issue → quality@company.com
- Otherwise → support@company.com

Beispiel: Technische Probleme nach Typ weiterleiten
- If website issue → dev@company.com
- If billing system → billing-tech@company.com
- Otherwise → tech-support@company.com

Beispiel: Bestellungen nach Wert weiterleiten
- If order over $1000 → sales-manager@company.com
- Otherwise → orders@company.com

E-Mail-Template gestalten

E-Mail-Betreff: Callback requestedE-Mail-Vorlage: Nutze den Rich-Text-Editor mit Variablen (siehe Template-Variablen unten)

Systemvariablen: Klicke auf den Variablen-Picker zum Einfügen (z. B. {{customer_name}}, {{conversation_summary}})
Dynamische Variablen: Tippe {{dyn_ + beschreibender Name (z. B. {{dyn_appointment_date}})

Nicht-E-Mail-Aktionen wählen (optional)

Aktiviere In-App-Benachrichtigungen, um Meldungen und Push-Alerts für alle Teammitglieder oder ausgewählte Teamkollegen zu erstellen.Aktiviere Aufgabe erstellen, um einen Follow-up-Task zu erstellen, wenn die Benachrichtigung ausgelöst wird.

Speichern und aktivieren

Benachrichtigung speichern → Aktiv-Schalter umlegen

Task erstellen

Jede Benachrichtigung kann auch automatisch einen Task erstellen, wenn sie auslöst. Aktiviere Aufgabe erstellen im Benachrichtigungsformular, um einen mit dem Gespräch verknüpften Task zu erzeugen.

Einstellung	Beschreibung
Aufgabe erstellen	Einschalten, um bei Auslösung dieser Benachrichtigung einen Task zu erstellen
Aufgabenpriorität	Priorität für erstellte Tasks festlegen: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend

Erstellte Tasks enthalten den Agentennamen und einen Link zum ursprünglichen Gespräch für vollen Kontext. Verwalte erstellte Tasks auf der Seite Tasks.

Kombiniere E-Mail und Task-Erstellung in einer einzigen Benachrichtigung. Zum Beispiel: Sende eine Callback-Anfrage per E-Mail an das Support-Team und erstelle gleichzeitig einen Task mit hoher Priorität für das Follow-up.

Häufige Business-Patterns

Situation	Gute Automatisierung
Callback angefragt	Task erstellen und die Support-Warteschlange per E-Mail informieren
Beschwerde oder Eskalation	Das verantwortliche Team per E-Mail informieren und einen Task mit hoher Priorität erstellen
Termin gebucht	Nur Bestätigungs-E-Mail senden
Agent konnte nicht antworten	Support oder Sales benachrichtigen und eine Transkript-Zusammenfassung beifügen

Template-Variablen

Systemvariablen

Nutze den Variablen-Picker im Editor, um diese einzufügen.

Verfügbarkeit: Manche Variablen füllen sich nur unter bestimmten Bedingungen:

Telefonnummern (customer_number, to_number) - nur Telefonanrufe
Kundendaten (customer_name, customer_email) - nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist
Conversation-Transkript - nur wenn Transkription aktiviert ist

Conversation Details:

{{conversation_date}} - vollständiges Datum/Uhrzeit im 24-Stunden-Format
{{conversation_time}} - Uhrzeit im 12-Stunden-Format
{{conversation_duration}} - Dauer im MM:SS-Format
{{conversation_status}} - Status (Completed, Failed usw.)
{{conversation_direction}} - Inbound/Outbound
{{conversation_summary}} - KI-generierte Zusammenfassung
{{conversation_transcript}} - Vollständiges Transkript mit Fallback-Text
{{conversation_url}} - Link zum Anzeigen der Conversation
{{conversation_uuid}} - Eindeutige Kennung

Agent & Account:

{{agent_name}} - Name des KI-Agents
{{account_name}} - Name deines Accounts

Customer Information (nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist):

{{customer_number}} - Telefonnummer des Kunden (nur Telefonanrufe)
{{customer_name}} - Name des Kunden
{{customer_email}} - E-Mail des Kunden
{{to_number}} - Angerufene Telefonnummer (nur Telefonanrufe)

Dynamische Variablen

So funktionieren sie: Tippe {{dyn_ gefolgt von einem beschreibenden Namen. Die KI analysiert das Gesprächstranskript und extrahiert die Information. Beispiele:

{{dyn_appointment_date}} → AI finds the date mentioned in call
{{dyn_appointment_time}} → AI finds the time mentioned
{{dyn_issue_summary}} → AI summarizes the problem discussed
{{dyn_ticket_number}} → AI locates any ticket reference
{{dyn_next_steps}} → AI identifies agreed action items
{{dyn_shipping_address}} → AI extracts mentioned address
{{dyn_order_number}} → AI finds order reference

Der Variablenname führt die KI. Spezifischere Namen = bessere Extraktionsgenauigkeit.✅ {{dyn_rescheduled_appointment_date}} ❌ {{dyn_date}}

Beispiele

Appointment Confirmation

Trigger:

Did the caller schedule, book, or confirm an appointment or meeting?

Recipients: Fixed - team@company.comSubject: Appointment confirmed - {{dyn_appointment_date}}Body:

Hi {{customer_name}},

Your appointment is confirmed:

📅 {{dyn_appointment_date}} at {{dyn_appointment_time}}
📍 {{dyn_location}}
🔗 {{dyn_meeting_link}}

Need to reschedule? Call {{agent_name}}

Best,
{{agent_name}}

Variables used:

System: {{customer_name}}, {{agent_name}}
Dynamic: {{dyn_appointment_date}}, {{dyn_appointment_time}}, {{dyn_location}}, {{dyn_meeting_link}}

Callback Request

Trigger:

Did the customer request a callback, follow-up call, or ask to be contacted later?

Recipients: Fixed - support@company.comSubject: Callback requestedBody:

Customer requested callback:

Phone: {{customer_number}}
Date: {{conversation_date}}
Reason: {{conversation_summary}}

View call: {{conversation_url}}

Variables used:

System: {{customer_number}}, {{conversation_date}}, {{conversation_summary}}, {{conversation_url}}

Smart Routing by Severity

Trigger:

Did the customer express dissatisfaction, file a complaint, or report a problem?

Recipients: Dynamic

Route by severity:
- If legal threat → legal@company.com
- If angry/canceling → retention@company.com
- If product issue → quality@company.com
- Otherwise → support@company.com

Subject: Customer issue - {{dyn_severity}}Body:

Issue reported:

Customer: {{customer_number}}
Severity: {{dyn_severity}}
Issue: {{dyn_issue_summary}}

View full call: {{conversation_url}}

Variables used:

System: {{customer_number}}, {{conversation_url}}
Dynamic: {{dyn_severity}}, {{dyn_issue_summary}}

Tipps

Spezifische Trigger schreiben

❌ Schlecht: “Customer unhappy”✅ Gut: “Did the customer express dissatisfaction, frustration, mention being unhappy, or threaten to cancel/leave negative review?”

Mit echten Calls testen

Aktiviere die Benachrichtigung und teste mit echten oder Test-Anrufen, um Triggerung und Inhalt zu verifizieren.

E-Mails kurz halten

maximal 3-5 Absätze
ein klarer Zweck
ein einzelner Call-to-Action
Bullet Points für mehrere Punkte

Fehlerbehebung

E-Mail wird nicht gesendet

Mögliche Ursachen:

Benachrichtigung ist deaktiviert
Trigger-Bedingung passt nicht zum Gesprächsinhalt
Fixe Empfängerliste ist leer oder ungültig
Dynamische Empfängerregeln haben keine gültige E-Mail-Adresse erzeugt

Lösungen:

Prüfe, ob die Benachrichtigung aktiviert ist (Toggle On)
Prüfe die Trigger-Beschreibung und teste mit passenden Anrufen
Füge fixe Empfänger hinzu oder stelle sicher, dass dynamische Regeln eine klare Fallback-Adresse enthalten

Variablen füllen sich nicht

Mögliche Ursachen:

Tippfehler im Variablennamen
Dynamischer Variablenname zu vage
Daten nicht verfügbar (z. B. Kunde nicht im System)

Lösungen:

Nutze exakte Variablennamen aus dem Variablen-Picker
Mache dynamische Variablennamen spezifischer und beschreibender
Teste mit echten Anrufen, um die Extraktion zu verifizieren
Prüfe die Verfügbarkeitsbedingungen für Systemvariablen

Falsches Routing

Mögliche Ursachen:

Routing-Regeln unklar beschrieben
KI interpretiert Gesprächsinhalt falsch

Lösungen:

Routing-Regeln prüfen und präzisieren
Kriterien mit konkreten Keywords expliziter machen
Mit Beispielanrufen testen und Regeln anpassen
Eine “Otherwise”-Fallback-Route hinzufügen

Nächste Schritte

Tasks

Von Benachrichtigungen erstellte Tasks verwalten

Gesprächsziele

Die Ergebnisse messen, auf die deine Benachrichtigungen reagieren

Conversations

Anrufe und Benachrichtigungsergebnisse prüfen

Dynamic Context

Daten für Template-Variablen übergeben

Erste Schritte

Erstellen

Testen

Deploy

Verwalten

Beispiele

Fehlerbehebung

Referenz

Account-Administration

Entwickler & Integrationen

Abrechnung & Nutzung

Partner-Netzwerk

Rechtliches

Post-Call-Automatisierung

Wie Post-Call-Automatisierung funktioniert

Was du tun kannst

So solltest du Benachrichtigungen denken

Einrichtung

Task erstellen

Häufige Business-Patterns

Template-Variablen

Systemvariablen

Dynamische Variablen

Beispiele

Tipps

Fehlerbehebung

Nächste Schritte

Tasks

Gesprächsziele

Conversations

Dynamic Context

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​Einrichtung

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​Beispiele

​Tipps

​Fehlerbehebung

​Nächste Schritte

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Gesprächsziele

Conversations

Dynamic Context

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Einrichtung

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Template-Variablen

Systemvariablen

Dynamische Variablen

Beispiele

Tipps

Fehlerbehebung

Nächste Schritte