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Panoramica

L’azione Prenotazione consente ai tuoi agenti AI di pianificare appuntamenti durante conversazioni dal vivo. Integrata con Cal.com, i tuoi agenti possono verificare disponibilità, presentare fasce orarie, confermare prenotazioni e inviare conferme automatiche.
Richiede un account Cal.com e integrazione attiva. Funziona con il piano gratuito di Cal.com.
Come funziona: L’azione prenotazione fornisce due funzioni al tuo agente:
  1. Ottieni slot disponibili - Recupera fasce orarie disponibili da Cal.com
  2. Prenota appuntamento - Crea la prenotazione con dettagli cliente
Questo gestisce il flusso di prenotazione principale. Per flussi di lavoro avanzati come confermare appuntamenti esistenti, riprogrammare o cancellare, dovrai costruire logica personalizzata usando Azioni API Personalizzate che si integrano direttamente con l’API Cal.com.

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Configurazione

1

Crea Tipi Evento Cal.com

Configura tipi di evento in Cal.com per ogni tipo di appuntamento:
  • Durata (15 min, 30 min, 60 min, ecc.)
  • Posizione meeting (Zoom, Google Meet, telefono, di persona)
  • Finestre disponibilità
Documentazione tipi evento Cal.com
2

Testa Tipi Evento

Prenota un appuntamento di test in Cal.com per verificare che disponibilità, link meeting e notifiche funzionino correttamente.
3

Connetti Cal.com

Ottieni la tua chiave API Cal.com e connettila a itellicoAI:
  1. Vai a Impostazioni Cal.com → Sviluppatore → Chiavi API
  2. Clicca su + Aggiungi, nominala (es. “itellicoAI”) e salva
  3. In itellicoAI, vai a Integrazioni → Cal.com
  4. Incolla la tua chiave API, clicca su Testa Connessione, poi Connetti
Integrazione Cal.com
Integrazione Cal.com

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Utilizzare il Tuo Sistema Calendario Esistente

Una domanda comune: “Usiamo Google Calendar / Microsoft Outlook / Microsoft 365. Possiamo ancora usare Cal.com?” Sì! Cal.com si integra con il tuo sistema calendario esistente per prevenire doppie prenotazioni e verificare disponibilità su tutti i tuoi calendari.

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Come Funziona

Cal.com si connette al sistema calendario della tua azienda (Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365, Exchange) e:
  1. Verifica disponibilità - Legge il tuo calendario esistente per determinare quando sei libero
  2. Previene conflitti - Fa riferimenti incrociati a tutti i calendari connessi prima di mostrare slot disponibili
  3. Sincronizza prenotazioni - Aggiunge appuntamenti confermati al tuo calendario esistente automaticamente
  4. Aggiorna in tempo reale - Quando i clienti prenotano tramite itellicoAI, l’appuntamento appare immediatamente nel tuo calendario aziendale
Cal.com agisce come livello di pianificazione sopra il tuo sistema calendario esistente. Continui a usare Google Calendar, Outlook o Microsoft 365 normalmente - Cal.com legge solo disponibilità e scrive prenotazioni su di esso.

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Sistemi Calendario Supportati

Cal.com si integra con:
  • Google Calendar - Account personali e Google Workspace
  • Microsoft Outlook - Outlook.com e desktop Outlook
  • Microsoft 365 - Account business ed enterprise
  • Microsoft Exchange - Exchange 2013, 2016 e più recenti
  • Apple Calendar - Calendario iCloud

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Configurare Integrazione Calendario

1

Connetti il Tuo Calendario a Cal.com

In Cal.com, vai a Impostazioni → Calendari e connetti il tuo calendario:
  • Google Calendar: Clicca “Connetti” e autorizza Cal.com
  • Microsoft Outlook/365: Clicca “Connetti” e accedi con Microsoft
  • Exchange: Clicca “Connetti” e inserisci i dettagli del tuo server Exchange
Guida connessione calendario Cal.com
2

Configura Verifica Conflitti

Una volta connesso, Cal.com verifica automaticamente questo calendario per conflitti. Quando qualcuno cerca di prenotare con te:
  1. Cal.com verifica tutti i calendari connessi
  2. Mostra solo orari quando sei effettivamente disponibile
  3. Previene doppie prenotazioni su tutti i sistemi
3

Seleziona Destinazione Prenotazione

Scegli quale calendario riceve nuove prenotazioni:
  • Nelle impostazioni tipo evento Cal.com
  • Seleziona il calendario dove devono essere creati gli appuntamenti
  • Questo può essere diverso dai calendari che Cal.com verifica per conflitti
Calendari multipli: Puoi connettere calendari multipli (es. Google Calendar personale + Outlook lavorativo). Cal.com li verifica tutti per conflitti e tu scegli quale riceve nuove prenotazioni.

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Scenari Comuni

Configurazione:
  1. Connetti il tuo account Microsoft 365 a Cal.com
  2. Cal.com legge la tua disponibilità da Microsoft 365
  3. Le nuove prenotazioni appaiono nel tuo calendario Microsoft 365
  4. Il tuo agente AI prenota appuntamenti tramite itellicoAI → Cal.com → Microsoft 365
Vantaggio: Tu e il tuo team continuate a usare Microsoft 365 normalmente. L’agente AI rispetta automaticamente gli impegni calendario esistenti di tutti.
Configurazione:
  1. Connetti il tuo account Google Workspace a Cal.com
  2. Cal.com legge la tua disponibilità da Google Calendar
  3. Le nuove prenotazioni appaiono nel tuo Google Calendar
  4. Il tuo agente AI prenota appuntamenti tramite itellicoAI → Cal.com → Google Calendar
Vantaggio: Integrazione senza soluzione di continuità con la tua configurazione Google Workspace esistente. Tutte le prenotazioni si sincronizzano istantaneamente.
Configurazione: Ogni membro del team connette il proprio calendario al proprio account Cal.com:
  • Alice connette il suo Google Calendar
  • Bob connette il suo calendario Microsoft 365
  • Carol connette il suo calendario Outlook
Vantaggio: Cal.com gestisce la complessità. La disponibilità di ogni persona viene verificata nel loro sistema calendario nativo.

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Aggiungi Azione Prenotazione

Pagina Azioni che mostra opzione Prenotazione Calendario nella sezione Integrazione
Pagina Azioni che mostra opzione Prenotazione Calendario nella sezione Integrazione
1

Crea Azione

  1. Vai al tuo agente → Abilità → Azioni
  2. Clicca su Aggiungi Azione → Prenotazione Calendario
  3. Seleziona il tuo tipo evento Cal.com
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Configura Impostazioni

L’azione viene automaticamente nominata “Prenota [Tipo Evento]” in base al tuo evento Cal.com. Vedi opzioni di configurazione sotto.

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Configurazione

Dialogo configurazione Nuova Azione Prenotazione che mostra impostazioni evento, configurazione email, notifiche SMS e preferenze pianificazione
Dialogo configurazione Nuova Azione Prenotazione che mostra impostazioni evento, configurazione email, notifiche SMS e preferenze pianificazione

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Evento e Piattaforma

Tipo Evento Cal.com (Richiesto)
  • Seleziona dal menu a tendina o inserisci ID evento manualmente
  • Ogni azione mappa a un tipo evento Cal.com
Piattaforma Meeting (Richiesto)
  • Scegli come sono ospitati i meeting:
    • Cal Video - Video integrato Cal.com
    • Zoom - Richiede Zoom connesso in Cal.com
    • Google Meet - Richiede Google Meet connesso
    • Microsoft Teams - Richiede Teams connesso
    • Telefono - Appuntamento chiamata telefonica
    • Di Persona - Meeting fisico (indirizzo richiesto)
Fuso Orario (Richiesto)
  • Predefinito al fuso orario del tuo browser (può essere cambiato)
  • Tutti gli orari suggeriti sono presentati in questo fuso orario
  • Menu a tendina ricercabile con tutti i fusi orari disponibili

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Preferenze Pianificazione

Giorni da Guardare Avanti (1-3 giorni, predefinito: 2)
  • Quanti giorni futuri l’agente considera quando trova slot
Slot Orari Per Giorno (2-5 slot, predefinito: 3)
  • Quanti slot orari per giorno l’agente offre
Ore Tra Suggerimenti (1-4 ore, predefinito: 3)
  • Spaziatura minima tra orari suggeriti
Data Inizio (Opzionale)
  • Data più presto che l’agente può suggerire
  • Lascia vuoto per disponibilità immediata

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Configurazione Email

L’agente usa questa priorità per trovare email cliente:
  1. Contesto Dinamico - cal_email dalla tua API contesto
  2. Record Contatto - Email memorizzata nel contatto itellicoAI
  3. Email Fallback - Casella team (configura sotto)
  4. Chiedi Cliente - Agente richiede email durante chiamata
Email Fallback (Opzionale)
  • Usata quando email cliente non disponibile
  • Lascia vuoto per forzare agente a raccogliere sempre email

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Notifiche SMS

Invia Conferma SMS (Predefinito: abilitato)
  • Invia SMS dopo completamento prenotazione
  • Include dettagli meeting e link join
Le conferme SMS funzionano solo su chiamate telefoniche dove il numero di telefono del chiamante è disponibile nel sistema. Non verranno inviate per chiamate web o quando il numero di telefono non è disponibile.
Template SMS
  • Personalizza il messaggio con segnaposto:
    • {date} - Data appuntamento
    • {time} - Ora appuntamento
    • {link} - Link meeting
    • {location} - Indirizzo di persona
    • {duration} - Durata meeting
Istruzioni Prenotazione Predefinite (Predefinito: abilitato)
  • Script pianificazione pre-costruito per l’agente
  • Disabilita solo se hai bisogno di più controllo sul flusso conversazione prenotazione

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Pianificare per Dipendenti Multipli

Uno scenario comune: “Abbiamo 3 dipendenti che possono gestire appuntamenti, ognuno con disponibilità diversa. Come pianifichiamo per il team?” Soluzione: Usa Cal.com Teams con pianificazione Round Robin. Questo distribuisce appuntamenti tra membri del team in base alla loro disponibilità individuale.

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Cos’è Cal.com Teams?

Cal.com Teams ti consente di creare tipi di evento che possono essere gestiti da membri del team multipli. Invece di prenotare con una persona specifica, i clienti prenotano con il tuo team, e Cal.com assegna automaticamente l’appuntamento a un membro del team disponibile.
Cal.com Teams richiede un piano Teams o Organization. La funzionalità round robin distribuisce intelligentemente appuntamenti in base a disponibilità, priorità o rotazione.

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Come Funziona Round Robin

Quando un cliente prenota un appuntamento:
  1. Verifica disponibilità - Cal.com verifica il calendario di ogni membro del team
  2. Applica logica distribuzione - Seleziona il miglior membro del team in base al tuo metodo scelto:
    • Priorità: Assegna prima a membri del team con priorità più alta
    • Ponderato: Distribuisci proporzionalmente (es. staff senior ottiene più prenotazioni)
    • Prenotato meno recentemente: Ruota uniformemente per chi è stato prenotato meno recentemente
  3. Prenota con una persona - Cliente viene pianificato con il membro del team selezionato
  4. Aggiorna calendario - Appuntamento appare nel calendario di quel membro del team

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Configurare Tipi Evento Team

1

Crea un Team in Cal.com

In Cal.com:
  1. Vai a Team → Crea Team
  2. Nomina il tuo team (es. “Team Vendite”, “Team Supporto”)
  3. Invita membri del team per email
  4. Ogni membro connette il proprio calendario (Google, Microsoft, ecc.)
2

Crea Tipo Evento Team

Nel tuo team Cal.com:
  1. Vai a Tipi Evento → Nuovo Tipo Evento
  2. Seleziona Round Robin come tipo di evento
  3. Configura durata, piattaforma meeting, ecc.
  4. Seleziona quali membri del team possono gestire questo tipo di evento
3

Configura Metodo Distribuzione

Scegli come sono distribuiti gli appuntamenti:Classifica Priorità:
  • Assegna a ogni membro del team una priorità (Alta, Media, Bassa)
  • Membri priorità più alta ottengono prima prenotazioni
  • Usa per staff senior o specialisti
Distribuzione Ponderata:
  • Dai a ogni membro una percentuale peso (predefinito 100%)
  • Pesi più alti = più prenotazioni
  • Usa per staff part-time vs full-time
Prenotato Meno Recentemente:
  • Ruota automaticamente tra membri del team
  • Assicura distribuzione uniforme
  • Usa per condivisione carico di lavoro uguale
4

Aggiungi a itellicoAI

Una volta creato il tuo tipo evento team:
  1. In itellicoAI, vai al tuo agente → Abilità → Azioni
  2. Clicca su Aggiungi Azione → Prenotazione Calendario
  3. Seleziona il tuo tipo evento team dal menu a tendina
  4. L’azione prenotazione pianificherà ora con il tuo team

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Avanzato: Host Fissi + Round Robin

Per scenari dove una persona deve sempre partecipare, mentre altri ruotano: Esempio: Chiamate vendite necessitano rappresentante vendite (rotazione) + manager vendite (sempre presente) Configurazione in Cal.com:
  1. Crea tipo evento round robin
  2. Seleziona Host Fissi: Manager Vendite (partecipa sempre)
  3. Seleziona Host Round Robin: Rappresentanti vendite (uno partecipa per chiamata)
  4. Cal.com verifica disponibilità per entrambi e prenota quando entrambi sono liberi

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Esempi Pianificazione Team

Scenario: 3 rappresentanti vendite dovrebbero condividere chiamate demo equamenteConfigurazione:
  • Crea team “Team Vendite” con 3 membri
  • Usa distribuzione Prenotato Meno Recentemente
  • Ogni rappresentante connette il proprio calendario a Cal.com
  • Crea tipo evento “Demo Vendite” (30 min, round robin)
Risultato: Le demo sono automaticamente distribuite uniformemente. La disponibilità rappresentante è verificata in tempo reale dai loro calendari individuali.
Scenario: Staff supporto senior dovrebbe ottenere problemi complessi, staff junior problemi routineConfigurazione:
  • Crea tipo evento “Chiamata Supporto Tecnico” con distribuzione priorità
  • Staff senior: Priorità alta
  • Staff junior: Priorità media
Risultato: Staff senior viene prenotato prima quando disponibile. Staff junior gestisce overflow.
Scenario: 2 dipendenti full-time e 1 dipendente part-timeConfigurazione:
  • Staff full-time: 100% peso ciascuno
  • Staff part-time: 50% peso
  • Usa distribuzione ponderata
Risultato: Part-timer ottiene metà prenotazioni dello staff full-time.
Scenario: Cliente necessita sia specialista tecnico che account managerConfigurazione:
  • Usa Gruppi Round Robin (funzionalità avanzata)
  • Gruppo 1: Specialisti tecnici (uno partecipa)
  • Gruppo 2: Account manager (uno partecipa)
Risultato: Cal.com seleziona una persona da ogni gruppo, assicurando che entrambi i ruoli siano coperti.

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Integrazione Team con itellicoAI

Quando connetti un tipo evento team Cal.com a itellicoAI:
  1. Il tuo agente AI prenota con il team - Non una persona specifica
  2. Cal.com gestisce assegnazione - Seleziona automaticamente il miglior membro del team
  3. Cliente ottiene conferma - Con i dettagli del membro del team assegnato
  4. Calendario membro del team si aggiorna - Appuntamento appare nel loro calendario individuale
Nelle tue istruzioni agente: 
Quando un cliente vuole pianificare una consultazione:

1. Usa l'azione 'Prenota Consultazione Team'
2. Il sistema assegnerà automaticamente un membro del team disponibile
3. Conferma: "Perfetto! Sei pianificato con [membro team assegnato]
   il [data] alle [ora]. Riceverai una email di conferma."
Flessibilità: I membri del team possono aggiornare la loro disponibilità Cal.com individuale, e il round robin rispetta automaticamente quei cambiamenti. Non è necessario aggiornare nulla in itellicoAI.

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Utilizzo nelle Istruzioni

Fai riferimento all’azione con il suo nome auto-generato (es. “Prenota Consultazione 30 Minuti”) nelle istruzioni del tuo agente: 
Quando un cliente vuole pianificare una consultazione:

1. Conferma: "Sarei felice di pianificare quello per te"
2. Chiedi disponibilità: "Quali giorni funzionano meglio questa settimana?"
3. Raccogli email se necessario
4. Usa l'azione 'Prenota Consultazione 30 Minuti' per presentare orari
5. Conferma verbalmente: "Perfetto! Sei tutto pronto per [giorno] alle [ora].
   Riceverai una email di conferma con il link meeting."
Il nome dell’azione è automaticamente generato dal titolo del tuo tipo evento Cal.com (es. “Consultazione 30 Minuti” diventa “Prenota Consultazione 30 Minuti”).

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Gestire Fallimenti Prenotazione

Se 'Prenota Consultazione 30 Minuti' fallisce:

1. Scusati: "Sto avendo problemi ad accedere al calendario in questo momento"
2. Offri alternativa:
   - "Posso far richiamare qualcuno per pianificare"
   - Raccogli numero richiamata e orario migliore
3. Se nessuna disponibilità: "Siamo al completo per [periodo].
   Funzionerebbe [periodo alternativo]?"

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Test

1

Verifica Integrazione

  • Integrazione Cal.com mostra “Connessa”
  • Tipi evento appaiono nel menu a tendina
  • Piattaforme meeting configurate in Cal.com
2

Testa Flusso Prenotazione

  1. Avvia chiamata di test con il tuo agente
  2. Richiedi prenotazione appuntamento
  3. Verifica che l’agente presenti orari disponibili
  4. Conferma completamento prenotazione
3

Controlla Conferme

  • Conferma email ricevuta
  • Conferma SMS inviata (se abilitata)
  • Link meeting funziona
  • Calendario aggiornato
4

Testa Casi Limite

  • Richiedi date fuori disponibilità
  • Testa senza email nel record contatto
  • Verifica gestione fallimenti

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Risoluzione Problemi

Causa: Cal.com non connessoSoluzione:
  • Vai a Integrazioni → Cal.com
  • Verifica che lo stato mostri “Connesso”
Causa: Nessun tipo evento in Cal.com o problema sincronizzazioneSoluzione:
  • Crea tipi evento in Cal.com
  • Disconnetti e riconnetti integrazione se necessario
Causa: Piattaforma non connessa in Cal.comSoluzione:
  • Vai alle impostazioni tipo evento Cal.com
  • Connetti la piattaforma (Zoom, Google Meet, ecc.)
  • Disconnetti e riconnetti integrazione per sincronizzare cambiamenti
Possibili cause:
  • Indirizzo email sbagliato
  • Cartella spam
  • Impostazioni email Cal.com
Soluzione:
  • Controlla cartella spam/posta indesiderata
  • Verifica email nella conferma prenotazione
  • Controlla impostazioni notifiche Cal.com
Possibili cause:
  • Nome azione non referenziato nelle istruzioni
  • Agente non riconosce intento prenotazione
  • Modello LLM non performa bene con chiamata funzione
Soluzione:
  • Fai riferimento al nome auto-generato esatto (es. ‘Prenota Consultazione 30 Minuti’)
  • Controlla la scheda Azioni per vedere il nome effettivo
  • Verifica che l’azione sia aggiunta all’agente
  • Aggiungi flusso prenotazione esplicito alle istruzioni
  • Testa con chiaro: “Voglio prenotare un appuntamento”
  • Prova GPT-4.1 o GPT-4.1-mini per chiamata funzione più affidabile
  • Riduci temperatura per comportamento più consistente

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Prossimi Passi

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