Zum Hauptinhalt springen

​
Übersicht

Die Buchungsaktion ermöglicht es deinen KI-Agenten, Termine während Live-Gesprächen zu planen. Integriert mit Cal.com können deine Agenten Verfügbarkeit prüfen, Zeitfenster präsentieren, Buchungen bestätigen und automatische Bestätigungen senden.
Erfordert ein Cal.com-Konto und aktive Integration. Funktioniert mit dem kostenlosen Tarif von Cal.com.
Wie es funktioniert: Die Buchungsaktion bietet deinem Agenten zwei Funktionen:
  1. Verfügbare Zeitfenster abrufen - Ruft verfügbare Zeitfenster von Cal.com ab
  2. Termin buchen - Erstellt die Buchung mit Kundendetails
Dies behandelt den Kern-Buchungsablauf. Für erweiterte Workflows wie die Bestätigung bestehender Termine, Umbuchung oder Stornierung musst du benutzerdefinierte Logik mit Benutzerdefinierten API-Aktionen erstellen, die direkt mit der Cal.com-API integriert werden.

​
Einrichtung

1

Cal.com-Ereignistypen erstellen

Richte Ereignistypen in Cal.com für jeden Termintyp ein:
  • Dauer (15 Min., 30 Min., 60 Min., etc.)
  • Meeting-Ort (Zoom, Google Meet, Telefon, persönlich)
  • Verfügbarkeitsfenster
Cal.com Ereignistypen-Dokumentation
2

Ereignistypen testen

Buche einen Testtermin in Cal.com, um zu überprüfen, dass Verfügbarkeit, Meeting-Links und Benachrichtigungen korrekt funktionieren.
3

Cal.com verbinden

Hole dir deinen Cal.com-API-Schlüssel und verbinde ihn mit itellicoAI:
  1. Gehe zu Cal.com Einstellungen → Entwickler → API-Schlüssel
  2. Klicke auf + Hinzufügen, benenne ihn (z.B. “itellicoAI”) und speichere
  3. In itellicoAI gehe zu Integrationen → Cal.com
  4. Füge deinen API-Schlüssel ein, klicke auf Verbindung testen, dann Verbinden
Cal.com Integration
Cal.com Integration

​
Verwendung deines bestehenden Kalendersystems

Eine häufige Frage: “Wir verwenden Google Calendar / Microsoft Outlook / Microsoft 365. Können wir trotzdem Cal.com verwenden?” Ja! Cal.com integriert sich mit deinem bestehenden Kalendersystem, um Doppelbuchungen zu verhindern und Verfügbarkeit über alle deine Kalender hinweg zu prüfen.

​
Wie es funktioniert

Cal.com verbindet sich mit dem Kalendersystem deines Unternehmens (Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365, Exchange) und:
  1. Prüft Verfügbarkeit - Liest deinen bestehenden Kalender, um zu bestimmen, wann du frei bist
  2. Verhindert Konflikte - Vergleicht alle verbundenen Kalender, bevor verfügbare Zeitfenster angezeigt werden
  3. Synchronisiert Buchungen - Fügt bestätigte Termine automatisch zu deinem bestehenden Kalender hinzu
  4. Aktualisiert in Echtzeit - Wenn Kunden über itellicoAI buchen, erscheint der Termin sofort in deinem Unternehmenskalender
Cal.com fungiert als Planungsebene über deinem bestehenden Kalendersystem. Du verwendest weiterhin Google Calendar, Outlook oder Microsoft 365 wie gewohnt - Cal.com liest nur die Verfügbarkeit und schreibt Buchungen hinein.

​
Unterstützte Kalendersysteme

Cal.com integriert sich mit:
  • Google Calendar - Private und Google Workspace-Konten
  • Microsoft Outlook - Outlook.com und Outlook Desktop
  • Microsoft 365 - Business- und Enterprise-Konten
  • Microsoft Exchange - Exchange 2013, 2016 und neuer
  • Apple Calendar - iCloud-Kalender

​
Kalenderintegration einrichten

1

Verbinde deinen Kalender mit Cal.com

In Cal.com gehe zu Einstellungen → Kalender und verbinde deinen Kalender:
  • Google Calendar: Klicke auf “Verbinden” und autorisiere Cal.com
  • Microsoft Outlook/365: Klicke auf “Verbinden” und melde dich mit Microsoft an
  • Exchange: Klicke auf “Verbinden” und gib deine Exchange-Serverdetails ein
Cal.com Kalenderverbindungs-Leitfaden
2

Konfliktprüfung konfigurieren

Sobald verbunden, prüft Cal.com diesen Kalender automatisch auf Konflikte. Wenn jemand versucht, bei dir zu buchen:
  1. Cal.com prüft alle verbundenen Kalender
  2. Zeigt nur Zeiten an, zu denen du tatsächlich verfügbar bist
  3. Verhindert Doppelbuchungen über alle Systeme hinweg
3

Buchungsziel auswählen

Wähle, welcher Kalender neue Buchungen erhält:
  • In Cal.com-Ereignistyp-Einstellungen
  • Wähle den Kalender aus, in dem Termine erstellt werden sollen
  • Dies kann sich von den Kalendern unterscheiden, die Cal.com auf Konflikte prüft
Mehrere Kalender: Du kannst mehrere Kalender verbinden (z.B. persönlicher Google Calendar + geschäftlicher Outlook). Cal.com prüft alle auf Konflikte und du wählst, welcher neue Buchungen erhält.

​
Häufige Szenarien

Einrichtung:
  1. Verbinde dein Microsoft 365-Konto mit Cal.com
  2. Cal.com liest deine Verfügbarkeit aus Microsoft 365
  3. Neue Buchungen erscheinen in deinem Microsoft 365-Kalender
  4. dein KI-Agent bucht Termine über itellicoAI → Cal.com → Microsoft 365
Vorteil: du und dein Team verwenden weiterhin Microsoft 365 normal. Der KI-Agent respektiert automatisch alle bestehenden Kalenderverpflichtungen.
Einrichtung:
  1. Verbinde dein Google Workspace-Konto mit Cal.com
  2. Cal.com liest deine Verfügbarkeit aus Google Calendar
  3. Neue Buchungen erscheinen in deinem Google Calendar
  4. dein KI-Agent bucht Termine über itellicoAI → Cal.com → Google Calendar
Vorteil: Nahtlose Integration mit deiner bestehenden Google Workspace-Einrichtung. Alle Buchungen synchronisieren sofort.
Einrichtung: Jedes Teammitglied verbindet seinen eigenen Kalender mit seinem Cal.com-Konto:
  • Alice verbindet ihren Google Calendar
  • Bob verbindet seinen Microsoft 365-Kalender
  • Carol verbindet ihren Outlook-Kalender
Vorteil: Cal.com übernimmt die Komplexität. Die Verfügbarkeit jeder Person wird in ihrem nativen Kalendersystem geprüft.

​
Buchungsaktion hinzufügen

Aktionenseite zeigt Kalenderbuchungsoption im Integrationsbereich
Aktionenseite zeigt Kalenderbuchungsoption im Integrationsbereich
1

Aktion erstellen

  1. Gehe zu deinem Agenten → Fähigkeiten → Aktionen
  2. Klicke auf Aktion hinzufügen → Kalenderbuchung
  3. Wähle deinen Cal.com-Ereignistyp aus
2

Einstellungen konfigurieren

Die Aktion wird automatisch “Buche [Ereignistyp]” basierend auf deinem Cal.com-Ereignis benannt. Siehe Konfigurationsoptionen unten.

​
Konfiguration

Dialog Neue Buchungsaktion zeigt Ereigniseinstellungen, E-Mail-Konfiguration, SMS-Benachrichtigungen und Planungspräferenzen
Dialog Neue Buchungsaktion zeigt Ereigniseinstellungen, E-Mail-Konfiguration, SMS-Benachrichtigungen und Planungspräferenzen

​
Ereignis & Plattform

Cal.com-Ereignistyp (Erforderlich)
  • Aus Dropdown auswählen oder Ereignis-ID manuell eingeben
  • Jede Aktion wird einem Cal.com-Ereignistyp zugeordnet
Meeting-Plattform (Erforderlich)
  • Wähle, wie Meetings gehostet werden:
    • Cal Video - Integriertes Cal.com-Video
    • Zoom - Erfordert Zoom-Verbindung in Cal.com
    • Google Meet - Erfordert Google Meet-Verbindung
    • Microsoft Teams - Erfordert Teams-Verbindung
    • Telefon - Telefonanruf-Termin
    • Persönlich - Physisches Meeting (Adresse erforderlich)
Zeitzone (Erforderlich)
  • Standardmäßig auf die Zeitzone deines Browsers eingestellt (kann geändert werden)
  • Alle vorgeschlagenen Zeiten werden in dieser Zeitzone präsentiert
  • Durchsuchbares Dropdown mit allen verfügbaren Zeitzonen

​
Planungspräferenzen

Tage vorausschauen (1-3 Tage, Standard: 2)
  • Wie viele zukünftige Tage der Agent bei der Suche nach Zeitfenstern berücksichtigt
Zeitfenster pro Tag (2-5 Zeitfenster, Standard: 3)
  • Wie viele Zeitfenster pro Tag der Agent anbietet
Stunden zwischen Vorschlägen (1-4 Stunden, Standard: 3)
  • Mindestabstand zwischen vorgeschlagenen Zeiten
Startdatum (Optional)
  • Frühestes Datum, das der Agent vorschlagen kann
  • Leer lassen für sofortige Verfügbarkeit

​
E-Mail-Konfiguration

Der Agent verwendet diese Priorität, um die Kunden-E-Mail zu finden:
  1. Dynamic Context - cal_email von deiner Kontext-API
  2. Kontaktdatensatz - In itellicoAI gespeicherte E-Mail
  3. Fallback-E-Mail - Team-Posteingang (unten konfigurieren)
  4. Kunde fragen - Agent fordert E-Mail während des Anrufs an
Fallback-E-Mail (Optional)
  • Wird verwendet, wenn Kunden-E-Mail nicht verfügbar ist
  • Leer lassen, um Agent zu zwingen, immer E-Mail zu sammeln

​
SMS-Benachrichtigungen

SMS-Bestätigung senden (Standard: aktiviert)
  • Sendet SMS nach abgeschlossener Buchung
  • Enthält Meeting-Details und Beitritts-Link
SMS-Bestätigungen funktionieren nur bei Telefonanrufen, bei denen die Telefonnummer des Anrufers im System verfügbar ist. Sie werden nicht für Web-Anrufe gesendet oder wenn die Telefonnummer nicht verfügbar ist.
SMS-Vorlage
  • Passe die Nachricht mit Platzhaltern an:
    • {date} - Termindatum
    • {time} - Terminzeit
    • {link} - Meeting-Link
    • {location} - Persönliche Adresse
    • {duration} - Meeting-Dauer
Standard-Buchungsanweisungen (Standard: aktiviert)
  • Vorgefertigtes Planungsskript für den Agenten
  • Nur deaktivieren, wenn du mehr Kontrolle über den Buchungsgesprächsfluss benötigst

​
Planung für mehrere Mitarbeiter

Ein häufiges Szenario: “Wir haben 3 Mitarbeiter, die Termine wahrnehmen können, jeder mit unterschiedlicher Verfügbarkeit. Wie planen wir über das Team hinweg?” Lösung: Verwende Cal.com-Teams mit Round-Robin-Planung. Dies verteilt Termine auf Teammitglieder basierend auf ihrer individuellen Verfügbarkeit.

​
Was ist Cal.com-Teams?

Cal.com-Teams ermöglicht es dir, Ereignistypen zu erstellen, die von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden können. Anstatt bei einer bestimmten Person zu buchen, buchen Kunden bei deinem Team, und Cal.com weist den Termin automatisch einem verfügbaren Teammitglied zu.
Cal.com-Teams erfordert einen Teams- oder Organization-Plan. Die Round-Robin-Funktion verteilt Termine intelligent basierend auf Verfügbarkeit, Priorität oder Rotation.

​
Wie Round Robin funktioniert

Wenn ein Kunde einen Termin bucht:
  1. Prüft Verfügbarkeit - Cal.com prüft den Kalender jedes Teammitglieds
  2. Wendet Verteilungslogik an - Wählt das beste Teammitglied basierend auf deiner gewählten Methode:
    • Priorität: Zuerst höher priorisierte Teammitglieder zuweisen
    • Gewichtet: Proportional verteilen (z.B. Senior-Mitarbeiter erhalten mehr Buchungen)
    • Zuletzt gebucht: Gleichmäßig rotieren nach wer zuletzt gebucht wurde
  3. Bucht mit einer Person - Kunde wird mit dem ausgewählten Teammitglied geplant
  4. Aktualisiert Kalender - Termin erscheint im Kalender dieses Teammitglieds

​
Team-Ereignistypen einrichten

1

Team in Cal.com erstellen

In Cal.com:
  1. Gehe zu Teams → Team erstellen
  2. Benenne dein Team (z.B. “Vertriebsteam”, “Support-Team”)
  3. Lade Teammitglieder per E-Mail ein
  4. Jedes Mitglied verbindet seinen eigenen Kalender (Google, Microsoft, etc.)
2

Team-Ereignistyp erstellen

In deinem Cal.com-Team:
  1. Gehe zu Ereignistypen → Neuer Ereignistyp
  2. Wähle Round Robin als Ereignistyp
  3. Konfiguriere Dauer, Meeting-Plattform, etc.
  4. Wähle aus, welche Teammitglieder diesen Ereignistyp bearbeiten können
3

Verteilungsmethode konfigurieren

Wähle, wie Termine verteilt werden:Prioritätsranking:
  • Weise jedem Teammitglied eine Priorität zu (Hoch, Mittel, Niedrig)
  • Höhere Priorität = zuerst Buchungen
  • Verwendung für Senior-Mitarbeiter oder Spezialisten
Gewichtete Verteilung:
  • Gib jedem Mitglied ein Gewichtsprozentsatz (Standard 100%)
  • Höheres Gewicht = mehr Buchungen
  • Verwendung für Teilzeit- vs. Vollzeit-Mitarbeiter
Zuletzt gebucht:
  • Rotiert automatisch durch Teammitglieder
  • Sorgt für gleichmäßige Verteilung
  • Verwendung für gleichmäßige Arbeitslastvergabe
4

Zu itellicoAI hinzufügen

Sobald dein Team-Ereignistyp erstellt ist:
  1. In itellicoAI gehe zu deinem Agenten → Fähigkeiten → Aktionen
  2. Klicke auf Aktion hinzufügen → Kalenderbuchung
  3. Wähle deinen Team-Ereignistyp aus dem Dropdown
  4. Die Buchungsaktion wird nun mit deinem Team planen

​
Erweitert: Feste + Round-Robin-Gastgeber

Für Szenarien, in denen eine Person immer teilnehmen muss, während andere rotieren: Beispiel: Vertriebsgespräche benötigen einen Vertriebsmitarbeiter (rotierend) + Vertriebsleiter (immer anwesend) Einrichtung in Cal.com:
  1. Round-Robin-Ereignistyp erstellen
  2. Feste Gastgeber auswählen: Vertriebsleiter (nimmt immer teil)
  3. Round-Robin-Gastgeber auswählen: Vertriebsmitarbeiter (einer nimmt pro Anruf teil)
  4. Cal.com prüft Verfügbarkeit für beide und bucht, wenn beide frei sind

​
Beispiele für Team-Planung

Szenario: 3 Vertriebsmitarbeiter sollten Demo-Anrufe gleichmäßig teilenEinrichtung:
  • Team “Vertriebsteam” mit 3 Mitgliedern erstellen
  • Verwende Zuletzt gebucht-Verteilung
  • Jeder Mitarbeiter verbindet seinen Kalender mit Cal.com
  • Ereignistyp “Vertriebsdemo” erstellen (30 Min., Round Robin)
Ergebnis: Demos werden automatisch gleichmäßig verteilt. Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird in Echtzeit aus ihren individuellen Kalendern geprüft.
Szenario: Senior-Support-Mitarbeiter sollten komplexe Probleme erhalten, Junior-Mitarbeiter RoutineproblemeEinrichtung:
  • Ereignistyp “Technischer Support-Anruf” mit Prioritätsverteilung erstellen
  • Senior-Mitarbeiter: Hohe Priorität
  • Junior-Mitarbeiter: Mittlere Priorität
Ergebnis: Senior-Mitarbeiter werden zuerst gebucht, wenn verfügbar. Junior-Mitarbeiter übernehmen Überlauf.
Szenario: 2 Vollzeit-Mitarbeiter und 1 Teilzeit-MitarbeiterEinrichtung:
  • Vollzeit-Mitarbeiter: 100% Gewicht jeweils
  • Teilzeit-Mitarbeiter: 50% Gewicht
  • Gewichtete Verteilung verwenden
Ergebnis: Teilzeit-Mitarbeiter erhält halb so viele Buchungen wie Vollzeit-Mitarbeiter.
Szenario: Kunde benötigt sowohl einen technischen Spezialisten als auch Account ManagerEinrichtung:
  • Verwende Round-Robin-Gruppen (erweiterte Funktion)
  • Gruppe 1: Technische Spezialisten (einer nimmt teil)
  • Gruppe 2: Account Manager (einer nimmt teil)
Ergebnis: Cal.com wählt eine Person aus jeder Gruppe aus und stellt sicher, dass beide Rollen abgedeckt sind.

​
Team-Integration mit itellicoAI

Wenn du einen Cal.com-Team-Ereignistyp mit itellicoAI verbinden:
  1. dein KI-Agent bucht mit dem Team - Nicht mit einer bestimmten Person
  2. Cal.com übernimmt Zuweisung - Wählt automatisch das beste Teammitglied
  3. Kunde erhält Bestätigung - Mit Details des zugewiesenen Teammitglieds
  4. Kalender des Teammitglieds aktualisiert - Termin erscheint in ihrem individuellen Kalender
In deinen Agentenanweisungen: 
Wenn ein Kunde eine Beratung planen möchte:

1. Verwenden Sie die Aktion 'Team-Beratung buchen'
2. Das System wird automatisch ein verfügbares Teammitglied zuweisen
3. Bestätigen: "Perfekt! Sie haben einen Termin mit [zugewiesenem Teammitglied]
   am [Datum] um [Uhrzeit]. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail."
Flexibilität: Teammitglieder können ihre individuelle Cal.com-Verfügbarkeit aktualisieren, und das Round Robin respektiert diese Änderungen automatisch. Keine Aktualisierung in itellicoAI erforderlich.

​
Verwendung in Anweisungen

Referenziere die Aktion mit ihrem automatisch generierten Namen (z.B. “Buche 30-Minuten-Beratung”) in deinen Agentenanweisungen: 
Wenn ein Kunde eine Beratung planen möchte:

1. Bestätigen: "Ich plane das gerne für Sie"
2. Nach Verfügbarkeit fragen: "Welche Tage passen diese Woche am besten?"
3. E-Mail sammeln, falls erforderlich
4. Verwenden Sie die Aktion 'Buche 30-Minuten-Beratung', um Zeiten zu präsentieren
5. Mündlich bestätigen: "Perfekt! Sie sind für [Tag] um [Uhrzeit] eingetragen.
   Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Meeting-Link."
Der Aktionsname wird automatisch aus deinem Cal.com-Ereignistyp-Titel generiert (z.B. “30-Minuten-Beratung” wird zu “Buche 30-Minuten-Beratung”).

​
Buchungsfehler behandeln

Wenn 'Buche 30-Minuten-Beratung' fehlschlägt:

1. Entschuldigen: "Ich habe gerade Probleme, auf den Kalender zuzugreifen"
2. Alternative anbieten:
   - "Ich kann jemanden zurückrufen lassen, um zu planen"
   - Rückrufnummer und beste Zeit sammeln
3. Wenn keine Verfügbarkeit: "Wir sind für [Zeitraum] ausgebucht.
   Würde [alternativer Zeitraum] funktionieren?"

​
Testen

1

Integration überprüfen

  • Cal.com-Integration zeigt “Verbunden”
  • Ereignistypen erscheinen im Dropdown
  • Meeting-Plattformen in Cal.com konfiguriert
2

Buchungsablauf testen

  1. Testanruf mit deinem Agenten starten
  2. Terminbuchung anfordern
  3. Überprüfen, dass Agent verfügbare Zeiten präsentiert
  4. Buchung bestätigen
3

Bestätigungen prüfen

  • E-Mail-Bestätigung erhalten
  • SMS-Bestätigung gesendet (falls aktiviert)
  • Meeting-Link funktioniert
  • Kalender aktualisiert
4

Randfälle testen

  • Daten außerhalb der Verfügbarkeit anfordern
  • Ohne E-Mail im Kontaktdatensatz testen
  • Fehlerbehandlung überprüfen

​
Fehlerbehebung

Ursache: Cal.com nicht verbundenLösung:
  • Gehe zu Integrationen → Cal.com
  • Überprüfe, ob Status “Verbunden” anzeigt
Ursache: Keine Ereignistypen in Cal.com oder SynchronisierungsproblemLösung:
  • Ereignistypen in Cal.com erstellen
  • Integration bei Bedarf trennen und neu verbinden
Ursache: Plattform nicht in Cal.com verbundenLösung:
  • Gehe zu Cal.com-Ereignistyp-Einstellungen
  • Verbinde die Plattform (Zoom, Google Meet, etc.)
  • Integration trennen und neu verbinden, um Änderungen zu synchronisieren
Mögliche Ursachen:
  • Falsche E-Mail-Adresse
  • Spam-Ordner
  • Cal.com-E-Mail-Einstellungen
Lösung:
  • Spam-/Junk-Ordner prüfen
  • E-Mail in Buchungsbestätigung überprüfen
  • Cal.com-Benachrichtigungseinstellungen prüfen
Mögliche Ursachen:
  • Aktionsname nicht in Anweisungen referenziert
  • Agent erkennt Buchungsabsicht nicht
  • LLM-Modell funktioniert nicht gut mit Funktionsaufrufen
Lösung:
  • Exakten automatisch generierten Namen referenzieren (z.B. ‘Buche 30-Minuten-Beratung’)
  • Aktionen-Tab prüfen, um tatsächlichen Namen zu sehen
  • Überprüfen, ob Aktion dem Agenten hinzugefügt wurde
  • Expliziten Buchungsablauf zu Anweisungen hinzufügen
  • Mit klarem Test: “Ich möchte einen Termin buchen”
  • Probiere GPT-4.1 oder GPT-4.1-mini für zuverlässigsten Funktionsaufruf
  • Temperatur für konsistenteres Verhalten reduzieren

​
Nächste Schritte

Aktionen Übersicht

Erfahre mehr über alle Aktionstypen

Benutzerdefinierte API-Aktionen

Erstelle benutzerdefinierte Buchungsabläufe

Transfer-Aktionen

Bei Bedarf an menschliche Planer weiterleiten

Teste deinen Agenten

Umfassender Testleitfaden