L’action de transfert est l’un des outils de contrôle d’appel les plus puissants, permettant à vos agents IA de router de manière transparente les conversations vers la bonne destination lorsque de l’aide spécialisée est nécessaire. Qu’il s’agisse de transférer vers des spécialistes humains, d’autres agents IA ou des systèmes téléphoniques externes, une configuration de transfert appropriée garantit des transitions fluides qui maintiennent la satisfaction client.Ce guide complet couvre tout ce que vous devez savoir sur les destinations de transfert, les modes de transfert, les paramètres avancés et les meilleures pratiques pour un routage d’appels fiable.
Les transferts se font en temps réel pendant les appels actifs. Le client reste en ligne pendant qu’il est connecté à la nouvelle destination - il n’est pas raccroché et n’a pas besoin de rappeler.
Lorsqu'un client signale un problème technique nécessitant un dépannage :1. Recueillir des informations de base sur le problème2. Expliquer que vous les connectez à un spécialiste technique3. Utiliser l'action 'Transférer vers agent technique'
Transfert numéro de téléphone
Transférez les appels vers des numéros de téléphone externes - mobiles, fixes ou numéros professionnels.
Pour les problèmes urgents en dehors des heures de bureau :1. Vérifier que le problème est vraiment urgent2. Collecter les détails clés (nom client, résumé du problème)3. Expliquer que vous connectez au responsable d'astreinte4. Utiliser l'action 'Transférer vers responsable d'astreinte'
Transfert adresse SIP
Transférez les appels vers des adresses SIP (URIs de protocole d’initiation de session) pour l’intégration avec des systèmes PBX et des centres de contact.
Les transferts SIP sont idéaux pour les entreprises avec des systèmes téléphoniques existants. Ils fournissent une intégration transparente entre les agents IA et l’infrastructure de téléphonie traditionnelle.
Les transferts SIP fonctionnent uniquement pendant les appels téléphoniques actifs. Ils ne peuvent pas être utilisés pendant les appels web ou conversations widget.
Pour les demandes de support général :1. Collecter les informations de l'appelant2. Expliquer le temps d'attente estimé3. Utiliser l'action 'Transférer vers file support'
Client : "J'ai une question de facturation"Agent : "Je serais ravi de vous aider. Laissez-moi vous connecter avec notre service de facturation qui pourra accéder aux détails de votre compte."[Transfert à froid vers facturation → Agent se déconnecte]Agent facturation : "Bonjour, comment puis-je vous aider ?"Client : "J'ai une question sur ma facture..."
Vous pouvez activer le mode Transfert silencieux où l’agent transfère sans rien dire - l’appel est immédiatement routé vers la destination.Comment ça fonctionne :
La logique de l’agent déclenche le besoin de transfert
Le transfert s’exécute sans annonce
Le client est routé silencieusement vers la destination
Quand l’utiliser :
Routage pur, pas encore de conversation (remplacement IVR)
Routage basé sur des menus
Détection de langue et routage automatique
Configuration :
Cochez la case Transfert silencieux
Tout message de transfert est ignoré lorsque le mode silencieux est activé
Exemple :
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Agent : Routeur de langue (agent de routage silencieux)Instructions :Selon la langue parlée par le client :- Si espagnol détecté, utiliser 'Transférer vers agent espagnol' (silencieux)- Si français détecté, utiliser 'Transférer vers agent français' (silencieux)- Si anglais, continuer la conversation
Les transferts silencieux peuvent sembler brusques pour les clients. Utilisez avec parcimonie et uniquement lorsque approprié pour le cas d’usage.
Les transferts chaleureux utilisent une approche d’appel à trois : le client entend une musique d’attente pendant que l’IA initie un nouvel appel vers la destination en arrière-plan. Une fois que la destination répond, l’IA fournit le contexte (via message chuchoté, résumé ou présentation à trois) avant de connecter le client. Cela garantit que l’agent receveur est informé et préparé avant de parler avec le client.Comment ça fonctionne :
Client mis en attente (entend une musique d’attente)
L’IA initie un nouvel appel vers la destination en arrière-plan
La destination répond, l’IA fournit le briefing
Le client est connecté à l’agent de destination briefé
Différence clé du transfert à froid : L’IA maintient les deux jambes d’appel et brièfe la destination avant de connecter le client, plutôt que de se déconnecter immédiatement.Cette fonctionnalité est actuellement en développement et sera disponible dans une future version.
Créez plusieurs actions de transfert pour différentes destinations afin de gérer divers scénarios de routage :
Configuration de routage complète
Configurez plusieurs destinations de transfert pour un routage complet :
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Agent : Routeur service clientActions de transfert configurées :1. Transférer vers service facturation (+1-555-100-0001)2. Transférer vers support technique (+1-555-100-0002)3. Transférer vers équipe ventes (+1-555-100-0003)4. Transférer vers service retours (+1-555-100-0004)5. Transférer vers responsable (sip:manager@pbx.company.com)6. Transférer vers agent espagnol (Agent ID: ag_spanish_01)Instructions :Router les clients vers le département approprié :Questions facturation → 'Transférer vers service facturation'Problèmes techniques → 'Transférer vers support technique'Demandes ventes → 'Transférer vers équipe ventes'Demandes retour → 'Transférer vers service retours'Escalades → 'Transférer vers responsable'Hispanophones → 'Transférer vers agent espagnol'Expliquez toujours à qui vous les connectez avant de transférer.
Chaînes de secours
Configurez plusieurs options de transfert avec logique de secours :
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Chemin d'escalade principal :1. Tenter 'Transférer vers support technique'2. Si échec, tenter 'Transférer vers support général'3. Si échec, tenter 'Transférer vers responsable'4. Si tout échoue, s'excuser et programmer un rappelInstructions :Si le transfert principal échoue, l'agent devrait essayer le plan B,et gérer l'échec complet de manière élégante en collectant les informations de rappel.
Routage conditionnel
Utilisez différents transferts selon les données client ou le contexte de conversation :
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{% if contact_account_type == "entreprise" %}Router les clients entreprise vers 'Transférer vers support entreprise'{% elif contact_account_type == "premium" %}Router les clients premium vers 'Transférer vers support premium'{% else %}Router les clients standard vers 'Transférer vers support général'{% endif %}
Ne transférez jamais d’appels sans contexte. Expliquez à qui vous les connectez et pourquoi.Bon :
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"Je comprends que vous avez besoin d'aide avec votre facture. Laissez-moivous connecter avec notre service de facturation qui pourra accéder à votrecompte et effectuer les ajustements nécessaires. Cela ne devrait prendrequ'un instant."
Mauvais :
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"Ne quittez pas s'il vous plaît." [transfert immédiat]
Définir les attentes du client
Dites aux clients à quoi s’attendre pendant et après le transfert.Bon :
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"Je vais vous connecter avec notre équipe technique. Vous entendrezun bref message d'attente, puis ils prendront votre appel dans les30 secondes. Ils auront vos informations prêtes."
Mauvais :
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"Transfert en cours." [le client ne sait pas ce qui se passe]
Recueillir d'abord les informations
Collectez les détails de base avant de transférer pour que le destinataire ait le contexte et que le client n’ait pas à se répéter.
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Avant de transférer :1. Obtenir le nom du client2. Comprendre le problème de base3. Collecter le numéro de compte/commande si pertinent4. Demander l'urgence5. Puis transférer avec le contexte
Utiliser des noms descriptifs
Nommez chaque action de transfert clairement selon la destination.Bon :
“Transférer vers service facturation”
“Escalader vers support technique”
“Router vers agent hispanophone”
“Connecter au responsable d’astreinte”
Mauvais :
“Transfert 1”
“Transfert téléphone”
“Escalader”
Gérer les échecs de transfert
Ayez toujours un plan pour quand les transferts échouent (occupé, pas de réponse, etc.).
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Si l'action 'Transférer vers support' échoue :1. S'excuser : "Je m'excuse, j'ai des difficultés à me connecter en ce moment"2. Offrir un rappel : "Je peux demander à notre équipe de support de vous rappeler dans l'heure qui suit"3. Collecter le numéro de rappel et le meilleur moment4. Confirmer : "Parfait, attendez-vous à un appel de notre part au [numéro] dans l'heure"5. Utiliser l'action 'Terminer appel poliment'
Utiliser le format E.164 pour les numéros de téléphone
Formatez toujours correctement les numéros de téléphone pour éviter les échecs de transfert.Format E.164 correct :
Inclure l’indicatif pays : +1 pour US/Canada
Pas d’espaces, tirets ou parenthèses
Exemples : +14155551234, +442071234567
Formats incorrects :
❌ (415) 555-1234
❌ 415-555-1234
❌ 14155551234 (+ manquant)
❌ +1 415 555 1234 (espaces)
Considérer les coûts des transferts téléphoniques
Soyez conscient des coûts de téléphonie, en particulier pour les transferts internationaux.Optimisation des coûts :
Utilisez les transferts d’agent quand possible (gratuit)
Utilisez les transferts SIP pour le routage interne (généralement gratuit ou peu coûteux)
Limitez les transferts téléphoniques aux escalades nécessaires
Surveillez la fréquence et les coûts des transferts
Configurez des alertes pour les volumes de transfert inhabituels
Router les problèmes de support par niveau de complexité :
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Agent : Routeur support clientActions de transfert :- Transférer vers support N1 (sip:support-l1@queue.company.com)- Transférer vers support N2 (sip:support-l2@queue.company.com)- Transférer vers ingénierie (+1-555-100-9999)Instructions :Router les problèmes de support par complexité :Questions simples (réinitialisation mot de passe, questions compte) :- Répondre directement en utilisant la base de connaissances- Ne pas transférer sauf si le client le demandeComplexité moyenne (questions fonctionnalités, bugs mineurs) :- Tenter d'aider en utilisant la base de connaissances- Si impossible de résoudre, utiliser 'Transférer vers support N1'Haute complexité (pannes système, bugs critiques) :- Recueillir des informations détaillées- Utiliser 'Transférer vers support N2'Urgences critiques (perte de données, incidents de sécurité) :- Collecter tous les détails immédiatement- Utiliser 'Transférer vers ingénierie' sans délai
Qualification ventes avec transfert
Qualifier les prospects et router vers l’équipe de vente appropriée :
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Agent : Agent qualification ventesActions de transfert :- Transférer vers ventes internes (+1-555-200-1000)- Transférer vers ventes entreprise (+1-555-200-2000)- Transférer vers succès client (sip:cs-team@company.com)Instructions :Pour les demandes de vente entrantes :1. Accueillir et comprendre leur intérêt2. Poser des questions de qualification : - Taille de l'entreprise - Fourchette budgétaire - Délai - Autorité de décisionSelon les réponses :Petite entreprise (<50 employés, <10k€ budget) :- Fournir des ressources en libre-service- Offrir de planifier une démo via action de réservation- Ne pas transférer sauf si demandéMarché intermédiaire (50-500 employés, 10k€-100k€ budget) :- Utiliser 'Transférer vers ventes internes'- Expliquer : "Je vous connecte avec un chargé de compte qui pourra discuter de nos packages marché intermédiaire"Entreprise (500+ employés, 100k€+ budget) :- Utiliser 'Transférer vers ventes entreprise'- Expliquer : "Je vous connecte avec notre équipe entreprise qui se spécialise dans les grands déploiements"Client existant souhaitant une extension :- Utiliser 'Transférer vers succès client'
Routage hors heures
Gérer les appels en dehors des heures de bureau :
Meilleure pratique : Si vous avez un système PBX, gérez le routage hors heures au niveau du PBX pour une fiabilité et un contrôle supérieurs.
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Agent : Support hors heuresActions de transfert :- Transférer vers ingénieur d'astreinte (+1-555-emergency)- Transférer vers messagerie vocale (sip:vm@pbx.company.com)Instructions :En dehors des heures normales de bureau (Lun-Ven 9h-17h) :1. Accueillir : "Merci d'avoir appelé. Nos bureaux sont actuellement fermés."2. Demander l'urgence : "S'agit-il d'un problème urgent affectant vos opérations commerciales ?"Si urgent/urgence :- Recueillir les détails : nom, entreprise, description du problème, impact- Expliquer : "Je vous connecte à notre ingénieur d'astreinte qui peut vous aider immédiatement"- Utiliser 'Transférer vers ingénieur d'astreinte'Si pas urgent :- Expliquer les heures de bureau- Offrir des options : a) Laisser un message vocal (Utiliser 'Transférer vers messagerie vocale') b) Planifier un rappel pour le prochain jour ouvrable (Utiliser action de réservation) c) Visiter la base de connaissances en libre-service
Utilisez des variables pour déterminer dynamiquement les destinations de transfert :
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{% if contact_region == "ouest" %}Destination de transfert : +1-555-OUEST-001{% elif contact_region == "est" %}Destination de transfert : +1-555-EST-001{% else %}Destination de transfert : +1-555-MAIN-001{% endif %}Lors du transfert, utilisez le numéro régional approprié.
Routage basé sur l'heure
Router les transferts selon l’heure de la journée :
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{% set current_hour = current_datetime | date('H') | int %}{% if current_hour >= 9 and current_hour < 17 %}Heures de bureau : Utiliser 'Transférer vers équipe support'{% else %}Hors heures : Utiliser 'Transférer vers support d'astreinte'{% endif %}
La variable current_datetime doit être transmise à votre agent via Contexte dynamique. Configurez un endpoint de contexte qui renvoie ces données dans les paramètres opérationnels de votre agent.
Routage basé sur les compétences
Router selon l’expertise requise :
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Déterminer la compétence requise :- Question facturation → 'Transférer vers spécialiste facturation'- Problème technique → 'Transférer vers support technique'- Question produit → 'Transférer vers expert produit'- Gestion de compte → 'Transférer vers gestionnaire de compte'Utiliser le type de compte du client pour influencer le routage :- Les comptes VIP obtiennent toujours des transferts de file prioritaire- Les comptes entreprise routent vers support dédié- Les comptes standard routent vers file de support général