Passer au contenu principal

Présentation

L’action de transfert est l’un des outils de contrôle d’appel les plus puissants, permettant à vos agents IA de router de manière transparente les conversations vers la bonne destination lorsque de l’aide spécialisée est nécessaire. Qu’il s’agisse de transférer vers des spécialistes humains, d’autres agents IA ou des systèmes téléphoniques externes, une configuration de transfert appropriée garantit des transitions fluides qui maintiennent la satisfaction client. Ce guide complet couvre tout ce que vous devez savoir sur les destinations de transfert, les modes de transfert, les paramètres avancés et les meilleures pratiques pour un routage d’appels fiable.
Les transferts se font en temps réel pendant les appels actifs. Le client reste en ligne pendant qu’il est connecté à la nouvelle destination - il n’est pas raccroché et n’a pas besoin de rappeler.

Destinations de transfert

itellicoAI prend en charge trois types de destinations de transfert. Choisissez celle qui correspond à votre workflow :
Configuration de l'action de transfert montrant le champ Nom 'Professeur de codage', Description 'Le professeur enseignera le codage', options de type de transfert avec Agent IA sélectionné, liste déroulante Sélectionner agent affichant 'Professeur de codage', bouton Transfert silencieux activé, bouton Jouer musique d'ambiance activé avec Durée musique définie à 6 secondes, bouton Sonner avant transfert activé avec Durée sonnerie définie à 4 secondes, et boutons Annuler/Enregistrer
Configuration de l'action de transfert montrant le champ Nom 'Professeur de codage', Description 'Le professeur enseignera le codage', options de type de transfert avec Agent IA sélectionné, liste déroulante Sélectionner agent affichant 'Professeur de codage', bouton Transfert silencieux activé, bouton Jouer musique d'ambiance activé avec Durée musique définie à 6 secondes, bouton Sonner avant transfert activé avec Durée sonnerie définie à 4 secondes, et boutons Annuler/Enregistrer

Transfert d'agent

Transférez les appels vers d’autres agents IA dans votre compte itellicoAI.

Cas d’usage

Agents spécialisés

Router vers des agents avec des connaissances spécifiques (facturation, technique, ventes)

Routage linguistique

Transférer vers des agents configurés pour différentes langues

Routage départemental

Diriger vers des agents conçus pour des départements spécifiques

Routage basé sur les compétences

Connecter à des agents avec des capacités spécialisées

Configuration

1

Sélectionner le type de transfert

Choisissez AGENT comme type de transfert
2

Choisir l'agent de destination

Sélectionnez l’agent cible dans le menu déroulant
3

Optionnel : Ajouter une musique d'attente

Téléchargez un audio à jouer pendant la connexion (optionnel)
4

Optionnel : Ajouter une sonnerie

Ajoutez un son de sonnerie pendant le transfert (optionnel)

Paramètres audio

Les transferts d’agent supportent la musique d’attente et les sonneries personnalisables :Musique d’attente :
  • Jouer de la musique pendant que le client attend la connexion du transfert
  • Durée : 1-30 secondes (par défaut : 6 secondes)
  • Utiliser pour : Expérience professionnelle pendant les délais de connexion
  • Non recommandé pour : Transferts instantanés lorsqu’une connexion immédiate est préférée
Durée de sonnerie :
  • Jouer un son de sonnerie en attendant que l’agent de destination réponde
  • Durée : 1-30 secondes (par défaut : 4 secondes)
  • Activé par défaut
  • Simule l’expérience d’appel normale
Paramètres combinés : Vous pouvez activer les deux pour une expérience de transfert complète :
  1. La musique joue (ex : 6 secondes) - Expérience d’attente professionnelle
  2. La sonnerie joue (ex : 4 secondes) - Connexion en cours
  3. L’agent répond - Transfert terminé
Délai total : Durée musique + Durée sonnerie (ex : 10 secondes)
Pour des transferts instantanés agent-à-agent, désactivez à la fois la musique et la sonnerie pour une connexion immédiate.

Avantages

  • L’historique de conversation est transféré avec l’appel
  • Pas de coûts de téléphonie supplémentaires
  • Connexion instantanée (pas de délai de numérotation)
  • Préservation complète du contexte
  • Musique d’attente et sonnerie personnalisables

Exemple d’instructions

Lorsqu'un client signale un problème technique nécessitant un dépannage :
1. Recueillir des informations de base sur le problème
2. Expliquer que vous les connectez à un spécialiste technique
3. Utiliser l'action 'Transférer vers agent technique'
Transférez les appels vers des numéros de téléphone externes - mobiles, fixes ou numéros professionnels.

Cas d’usage

Spécialistes humains

Connecter à des agents de support en direct

Équipes d'astreinte

Router vers des téléphones mobiles pour les problèmes urgents

Départements externes

Transférer vers des équipes en dehors de votre compte

Contacts d'urgence

Escalader les situations critiques

Configuration

1

Sélectionner le type de transfert

Choisissez PHONE comme type de transfert
2

Entrer le numéro de téléphone

Entrez la destination au format E.164 : +1-555-123-4567Exigences de format :
  • Doit inclure l’indicatif pays (+1 pour US/Canada)
  • Pas d’espaces, tirets ou parenthèses
  • Exemples : +14155551234, +442071234567, +61398765432

Coûts et limitations

Important :
  • Les transferts téléphoniques entraînent des coûts d’appels sortants (les tarifs varient selon la destination)
  • Fonctionnent uniquement pendant les appels téléphoniques actifs (pas les appels web ou conversations widget)
  • Vérifiez les numéros de téléphone pour éviter les frais ou les transferts échoués

Exemple d’instructions

Pour les problèmes urgents en dehors des heures de bureau :
1. Vérifier que le problème est vraiment urgent
2. Collecter les détails clés (nom client, résumé du problème)
3. Expliquer que vous connectez au responsable d'astreinte
4. Utiliser l'action 'Transférer vers responsable d'astreinte'
Transférez les appels vers des adresses SIP (URIs de protocole d’initiation de session) pour l’intégration avec des systèmes PBX et des centres de contact.

Cas d’usage

Intégration PBX

Router vers des extensions internes

Centres de contact

Transférer vers des systèmes de files d’attente ACD

Téléphonie d'entreprise

Connecter aux systèmes téléphoniques d’entreprise

Plateformes VoIP

Intégrer avec l’infrastructure vocale

Configuration

1

Prérequis

Avant de configurer les transferts SIP :
  • Trunk SIP configuré dans itellicoAI
  • Endpoint SIP de destination accessible
  • Authentification correcte configurée
  • Routage réseau en place
2

Sélectionner le type de transfert

Choisissez SIP comme type de transfert
3

Entrer l'adresse SIP

Entrez l’URI SIP de destination : sip:1001@yourpbx.example.comExigences de format :
  • Doit être une URI SIP valide
  • Inclure nom d’utilisateur et domaine
  • Exemples : sip:support@pbx.company.com, sip:1234@10.0.1.50
Les transferts SIP sont idéaux pour les entreprises avec des systèmes téléphoniques existants. Ils fournissent une intégration transparente entre les agents IA et l’infrastructure de téléphonie traditionnelle.
Les transferts SIP fonctionnent uniquement pendant les appels téléphoniques actifs. Ils ne peuvent pas être utilisés pendant les appels web ou conversations widget.

Exemple d’instructions

Pour les demandes de support général :
1. Collecter les informations de l'appelant
2. Expliquer le temps d'attente estimé
3. Utiliser l'action 'Transférer vers file support'

Modes de transfert

Transfert à froid (par défaut)

L’agent transfère l’appel immédiatement et se déconnecte. Le client se connecte directement à la destination sans que l’agent ne le présente.

Comment ça fonctionne

Exemple de flux

Client : "J'ai une question de facturation"
Agent : "Je serais ravi de vous aider. Laissez-moi vous connecter avec notre
        service de facturation qui pourra accéder aux détails de votre compte."
[Transfert à froid vers facturation → Agent se déconnecte]
Agent facturation : "Bonjour, comment puis-je vous aider ?"
Client : "J'ai une question sur ma facture..."

Option de transfert silencieux

Vous pouvez activer le mode Transfert silencieux où l’agent transfère sans rien dire - l’appel est immédiatement routé vers la destination.Comment ça fonctionne :
  1. La logique de l’agent déclenche le besoin de transfert
  2. Le transfert s’exécute sans annonce
  3. Le client est routé silencieusement vers la destination
Quand l’utiliser :
  • Routage pur, pas encore de conversation (remplacement IVR)
  • Routage basé sur des menus
  • Détection de langue et routage automatique
Configuration :
  • Cochez la case Transfert silencieux
  • Tout message de transfert est ignoré lorsque le mode silencieux est activé
Exemple :
Agent : Routeur de langue (agent de routage silencieux)

Instructions :
Selon la langue parlée par le client :
- Si espagnol détecté, utiliser 'Transférer vers agent espagnol' (silencieux)
- Si français détecté, utiliser 'Transférer vers agent français' (silencieux)
- Si anglais, continuer la conversation
Les transferts silencieux peuvent sembler brusques pour les clients. Utilisez avec parcimonie et uniquement lorsque approprié pour le cas d’usage.

Transfert chaleureux

Prochainement

Les transferts chaleureux utilisent une approche d’appel à trois : le client entend une musique d’attente pendant que l’IA initie un nouvel appel vers la destination en arrière-plan. Une fois que la destination répond, l’IA fournit le contexte (via message chuchoté, résumé ou présentation à trois) avant de connecter le client. Cela garantit que l’agent receveur est informé et préparé avant de parler avec le client.Comment ça fonctionne :
  1. Client mis en attente (entend une musique d’attente)
  2. L’IA initie un nouvel appel vers la destination en arrière-plan
  3. La destination répond, l’IA fournit le briefing
  4. Le client est connecté à l’agent de destination briefé
Différence clé du transfert à froid : L’IA maintient les deux jambes d’appel et brièfe la destination avant de connecter le client, plutôt que de se déconnecter immédiatement.Cette fonctionnalité est actuellement en développement et sera disponible dans une future version.

Support multi-destination

Créez plusieurs actions de transfert pour différentes destinations afin de gérer divers scénarios de routage :
Configurez plusieurs destinations de transfert pour un routage complet :
Agent : Routeur service client

Actions de transfert configurées :
1. Transférer vers service facturation (+1-555-100-0001)
2. Transférer vers support technique (+1-555-100-0002)
3. Transférer vers équipe ventes (+1-555-100-0003)
4. Transférer vers service retours (+1-555-100-0004)
5. Transférer vers responsable (sip:manager@pbx.company.com)
6. Transférer vers agent espagnol (Agent ID: ag_spanish_01)

Instructions :
Router les clients vers le département approprié :

Questions facturation → 'Transférer vers service facturation'
Problèmes techniques → 'Transférer vers support technique'
Demandes ventes → 'Transférer vers équipe ventes'
Demandes retour → 'Transférer vers service retours'
Escalades → 'Transférer vers responsable'
Hispanophones → 'Transférer vers agent espagnol'

Expliquez toujours à qui vous les connectez avant de transférer.
Configurez plusieurs options de transfert avec logique de secours :
Chemin d'escalade principal :
1. Tenter 'Transférer vers support technique'
2. Si échec, tenter 'Transférer vers support général'
3. Si échec, tenter 'Transférer vers responsable'
4. Si tout échoue, s'excuser et programmer un rappel

Instructions :
Si le transfert principal échoue, l'agent devrait essayer le plan B,
et gérer l'échec complet de manière élégante en collectant les informations de rappel.
Utilisez différents transferts selon les données client ou le contexte de conversation :
{% if contact_account_type == "entreprise" %}
Router les clients entreprise vers 'Transférer vers support entreprise'
{% elif contact_account_type == "premium" %}
Router les clients premium vers 'Transférer vers support premium'
{% else %}
Router les clients standard vers 'Transférer vers support général'
{% endif %}

Meilleures pratiques

Ne transférez jamais d’appels sans contexte. Expliquez à qui vous les connectez et pourquoi.Bon :
"Je comprends que vous avez besoin d'aide avec votre facture. Laissez-moi
vous connecter avec notre service de facturation qui pourra accéder à votre
compte et effectuer les ajustements nécessaires. Cela ne devrait prendre
qu'un instant."
Mauvais :
"Ne quittez pas s'il vous plaît." [transfert immédiat]
Dites aux clients à quoi s’attendre pendant et après le transfert.Bon :
"Je vais vous connecter avec notre équipe technique. Vous entendrez
un bref message d'attente, puis ils prendront votre appel dans les
30 secondes. Ils auront vos informations prêtes."
Mauvais :
"Transfert en cours." [le client ne sait pas ce qui se passe]
Collectez les détails de base avant de transférer pour que le destinataire ait le contexte et que le client n’ait pas à se répéter.
Avant de transférer :
1. Obtenir le nom du client
2. Comprendre le problème de base
3. Collecter le numéro de compte/commande si pertinent
4. Demander l'urgence
5. Puis transférer avec le contexte
Nommez chaque action de transfert clairement selon la destination.Bon :
  • “Transférer vers service facturation”
  • “Escalader vers support technique”
  • “Router vers agent hispanophone”
  • “Connecter au responsable d’astreinte”
Mauvais :
  • “Transfert 1”
  • “Transfert téléphone”
  • “Escalader”
Ayez toujours un plan pour quand les transferts échouent (occupé, pas de réponse, etc.).
Si l'action 'Transférer vers support' échoue :
1. S'excuser : "Je m'excuse, j'ai des difficultés à me connecter en ce moment"
2. Offrir un rappel : "Je peux demander à notre équipe de support de vous
   rappeler dans l'heure qui suit"
3. Collecter le numéro de rappel et le meilleur moment
4. Confirmer : "Parfait, attendez-vous à un appel de notre part au [numéro]
   dans l'heure"
5. Utiliser l'action 'Terminer appel poliment'
Formatez toujours correctement les numéros de téléphone pour éviter les échecs de transfert.Format E.164 correct :
  • Inclure l’indicatif pays : +1 pour US/Canada
  • Pas d’espaces, tirets ou parenthèses
  • Exemples : +14155551234, +442071234567
Formats incorrects :
  • (415) 555-1234
  • 415-555-1234
  • 14155551234 (+ manquant)
  • +1 415 555 1234 (espaces)
Soyez conscient des coûts de téléphonie, en particulier pour les transferts internationaux.Optimisation des coûts :
  • Utilisez les transferts d’agent quand possible (gratuit)
  • Utilisez les transferts SIP pour le routage interne (généralement gratuit ou peu coûteux)
  • Limitez les transferts téléphoniques aux escalades nécessaires
  • Surveillez la fréquence et les coûts des transferts
  • Configurez des alertes pour les volumes de transfert inhabituels

Tester les actions de transfert

Testez toutes les destinations de transfert avant la mise en production pour garantir un fonctionnement fiable : Tests essentiels :
  • Le transfert s’exécute et la destination reçoit l’appel
  • La qualité audio est bonne dans les deux directions
  • L’agent explique le transfert de manière appropriée dans les instructions
  • Les scénarios d’échec sont gérés avec élégance (pas de réponse, signal occupé, destination invalide)
  • Tester depuis différentes sources d’appel (téléphone, web)
Pour les transferts téléphone/SIP, confirmez le formatage E.164 correct et l’accessibilité de la destination.

Dépannage

Symptômes : Le transfert semble se connecter, mais l’appel se termine tout de suiteCauses possibles :
  • Destination non configurée pour accepter les transferts
  • Problème de configuration de l’endpoint SIP
  • Agent non actif (pour les transferts d’agent)
  • Blocage réseau/pare-feu
Solutions :
  • Vérifier que l’agent de destination est actif et publié
  • Tester le numéro de téléphone de destination indépendamment
  • Vérifier la configuration et l’authentification du trunk SIP
  • Examiner les règles de pare-feu pour le trafic SIP
  • Vérifier le “Ne pas déranger” ou le blocage d’appels sur la destination
Symptômes : Le transfert se connecte mais pas d’audio dans une ou les deux directionsCauses possibles :
  • Ports RTP (média) bloqués
  • Problèmes de traversée NAT
  • Incompatibilité de codec
  • Paramètres audio de l’endpoint SIP
Solutions :
  • Vérifier que les ports RTP sont ouverts (typiquement 10000-20000)
  • Vérifier la configuration NAT sur les endpoints SIP
  • S’assurer que les codecs compatibles sont configurés (G.711, Opus)
  • Tester l’audio avec un appel test simple d’abord
  • Examiner les paramètres audio du trunk SIP
Symptômes : L’action de transfert renvoie une erreur, appel non connectéCauses possibles :
  • Format de numéro de téléphone invalide
  • Solde de compte insuffisant
  • Numéro non accessible
  • Restrictions de l’opérateur
Solutions :
  • Vérifier le format E.164 : +14155551234 (pas (415) 555-1234)
  • Vérifier le solde du compte et les crédits de téléphonie
  • Tester avec un numéro de téléphone différent
  • Vérifier que le pays de destination est supporté
  • Vérifier le blocage de l’opérateur ou les filtres anti-spam
Symptômes : Le contexte/historique n’est pas disponible pour l’agent receveurCauses possibles :
  • Problème de configuration
  • Agents dans des comptes différents
  • Paramètre de mode de transfert
Solutions :
  • Vérifier que les deux agents sont dans le même compte itellicoAI
  • Vérifier que le transfert est configuré comme transfert d’agent, pas téléphone
  • Examiner les paramètres de transfert d’agent
  • Tester avec un transfert agent-à-agent simple
  • Contacter le support si le problème persiste
Symptômes : Le transfert se fait mais pas de musique d’attenteCauses possibles :
  • Musique d’attente désactivée dans les paramètres
  • Durée définie à 0
  • Transfert d’agent (musique uniquement pour téléphone/SIP)
Solutions :
  • Activer la case “Jouer musique” dans les paramètres de transfert
  • Définir la durée de musique (4-8 secondes recommandées)
  • Vérifier que le type de transfert supporte la musique (pas tous les transferts d’agent utilisent la musique)
  • Tester avec un transfert téléphonique pour confirmer que la musique fonctionne
Symptômes : Pas de son de sonnerie pendant le transfertCauses possibles :
  • Sonnerie désactivée dans les paramètres
  • Durée de sonnerie définie à 0
  • Le transfert se termine avant que la sonnerie ne commence
Solutions :
  • Activer la case “Doit sonner”
  • Définir la durée de sonnerie (4-6 secondes typique)
  • Ajuster la durée de musique si la sonnerie doit jouer après
  • Vérifier que la destination supporte réellement la sonnerie
Symptômes : Les transferts SIP renvoient des erreurs ou ne se connectent pasCauses possibles :
  • Format d’URI SIP invalide
  • Trunk SIP non configuré
  • Échec d’authentification
  • Problème de routage réseau
Solutions :
  • Vérifier le format d’URI SIP : sip:user@domain.com
  • Vérifier que le trunk SIP est configuré dans itellicoAI
  • Vérifier que les identifiants SIP sont corrects
  • Tester l’endpoint SIP avec un client SIP
  • Vérifier la résolution DNS pour le domaine SIP
  • Examiner les règles de pare-feu pour le trafic SIP (port 5060/5061)
Symptômes : L’appel transféré affiche un ID d’appelant incorrectCauses possibles :
  • Passage d’ID appelant du trunk SIP non configuré
  • Paramètres PBX bloquant l’ID appelant
  • Opérateur bloquant ou modifiant l’ID appelant
Solutions :
  • Vérifier que votre trunk SIP est configuré pour passer correctement l’ID appelant
  • Vérifier les paramètres d’ID appelant de votre PBX
  • Certains opérateurs bloquent le passage d’ID appelant - vérifiez avec votre opérateur
  • Vous devrez peut-être configurer les IDs appelants autorisés sur votre trunk SIP

Exemples concrets

Router les problèmes de support par niveau de complexité :
Agent : Routeur support client

Actions de transfert :
- Transférer vers support N1 (sip:support-l1@queue.company.com)
- Transférer vers support N2 (sip:support-l2@queue.company.com)
- Transférer vers ingénierie (+1-555-100-9999)

Instructions :
Router les problèmes de support par complexité :

Questions simples (réinitialisation mot de passe, questions compte) :
- Répondre directement en utilisant la base de connaissances
- Ne pas transférer sauf si le client le demande

Complexité moyenne (questions fonctionnalités, bugs mineurs) :
- Tenter d'aider en utilisant la base de connaissances
- Si impossible de résoudre, utiliser 'Transférer vers support N1'

Haute complexité (pannes système, bugs critiques) :
- Recueillir des informations détaillées
- Utiliser 'Transférer vers support N2'

Urgences critiques (perte de données, incidents de sécurité) :
- Collecter tous les détails immédiatement
- Utiliser 'Transférer vers ingénierie' sans délai
Qualifier les prospects et router vers l’équipe de vente appropriée :
Agent : Agent qualification ventes

Actions de transfert :
- Transférer vers ventes internes (+1-555-200-1000)
- Transférer vers ventes entreprise (+1-555-200-2000)
- Transférer vers succès client (sip:cs-team@company.com)

Instructions :
Pour les demandes de vente entrantes :

1. Accueillir et comprendre leur intérêt
2. Poser des questions de qualification :
   - Taille de l'entreprise
   - Fourchette budgétaire
   - Délai
   - Autorité de décision

Selon les réponses :

Petite entreprise (<50 employés, <10k€ budget) :
- Fournir des ressources en libre-service
- Offrir de planifier une démo via action de réservation
- Ne pas transférer sauf si demandé

Marché intermédiaire (50-500 employés, 10k€-100k€ budget) :
- Utiliser 'Transférer vers ventes internes'
- Expliquer : "Je vous connecte avec un chargé de compte
  qui pourra discuter de nos packages marché intermédiaire"

Entreprise (500+ employés, 100k€+ budget) :
- Utiliser 'Transférer vers ventes entreprise'
- Expliquer : "Je vous connecte avec notre équipe entreprise
  qui se spécialise dans les grands déploiements"

Client existant souhaitant une extension :
- Utiliser 'Transférer vers succès client'
Gérer les appels en dehors des heures de bureau :
Meilleure pratique : Si vous avez un système PBX, gérez le routage hors heures au niveau du PBX pour une fiabilité et un contrôle supérieurs.
Agent : Support hors heures

Actions de transfert :
- Transférer vers ingénieur d'astreinte (+1-555-emergency)
- Transférer vers messagerie vocale (sip:vm@pbx.company.com)

Instructions :
En dehors des heures normales de bureau (Lun-Ven 9h-17h) :

1. Accueillir : "Merci d'avoir appelé. Nos bureaux sont actuellement fermés."

2. Demander l'urgence :
   "S'agit-il d'un problème urgent affectant vos opérations commerciales ?"

Si urgent/urgence :
- Recueillir les détails : nom, entreprise, description du problème, impact
- Expliquer : "Je vous connecte à notre ingénieur d'astreinte qui peut
  vous aider immédiatement"
- Utiliser 'Transférer vers ingénieur d'astreinte'

Si pas urgent :
- Expliquer les heures de bureau
- Offrir des options :
  a) Laisser un message vocal (Utiliser 'Transférer vers messagerie vocale')
  b) Planifier un rappel pour le prochain jour ouvrable (Utiliser action de réservation)
  c) Visiter la base de connaissances en libre-service

Configurations avancées

Utilisez des variables pour déterminer dynamiquement les destinations de transfert :
{% if contact_region == "ouest" %}
Destination de transfert : +1-555-OUEST-001
{% elif contact_region == "est" %}
Destination de transfert : +1-555-EST-001
{% else %}
Destination de transfert : +1-555-MAIN-001
{% endif %}

Lors du transfert, utilisez le numéro régional approprié.
Router les transferts selon l’heure de la journée :
{% set current_hour = current_datetime | date('H') | int %}

{% if current_hour >= 9 and current_hour < 17 %}
Heures de bureau : Utiliser 'Transférer vers équipe support'
{% else %}
Hors heures : Utiliser 'Transférer vers support d'astreinte'
{% endif %}
La variable current_datetime doit être transmise à votre agent via Contexte dynamique. Configurez un endpoint de contexte qui renvoie ces données dans les paramètres opérationnels de votre agent.
Router selon l’expertise requise :
Déterminer la compétence requise :
- Question facturation → 'Transférer vers spécialiste facturation'
- Problème technique → 'Transférer vers support technique'
- Question produit → 'Transférer vers expert produit'
- Gestion de compte → 'Transférer vers gestionnaire de compte'

Utiliser le type de compte du client pour influencer le routage :
- Les comptes VIP obtiennent toujours des transferts de file prioritaire
- Les comptes entreprise routent vers support dédié
- Les comptes standard routent vers file de support général

Prochaines étapes