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Visão Geral

A ação de Agendamento permite que seus agentes de IA agendem compromissos durante conversas ao vivo. Integrado com Cal.com, seus agentes podem verificar disponibilidade, apresentar horários, confirmar agendamentos e enviar confirmações automáticas.
Requer uma conta Cal.com e integração ativa. Funciona com o plano gratuito do Cal.com.
Como funciona: A ação de agendamento fornece duas funções ao seu agente:
  1. Obter horários disponíveis - Busca horários disponíveis do Cal.com
  2. Agendar compromisso - Cria o agendamento com detalhes do cliente
Isso lida com o fluxo de agendamento principal. Para fluxos de trabalho avançados como confirmar compromissos existentes, reagendar ou cancelar, você precisará construir lógica personalizada usando Ações de API Personalizadas que integram diretamente com a API do Cal.com.

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Configuração

1

Criar Tipos de Eventos Cal.com

Configure tipos de eventos no Cal.com para cada tipo de compromisso:
  • Duração (15 min, 30 min, 60 min, etc.)
  • Local da reunião (Zoom, Google Meet, telefone, presencial)
  • Janelas de disponibilidade
Documentação de tipos de eventos Cal.com
2

Testar Tipos de Eventos

Agende um compromisso de teste no Cal.com para verificar se disponibilidade, links de reunião e notificações funcionam corretamente.
3

Conectar Cal.com

Obtenha sua chave de API Cal.com e conecte ao itellicoAI:
  1. Vá para Cal.com Configurações → Desenvolvedor → Chaves de API
  2. Clique em + Adicionar, nomeie (ex: “itellicoAI”), e salve
  3. No itellicoAI, vá para Integrações → Cal.com
  4. Cole sua chave de API, clique em Testar Conexão, depois Conectar
Integração Cal.com
Integração Cal.com

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Usando Seu Sistema de Calendário Existente

Uma pergunta comum: “Usamos Google Calendar / Microsoft Outlook / Microsoft 365. Ainda podemos usar Cal.com?” Sim! Cal.com integra com seu sistema de calendário existente para prevenir agendamentos duplos e verificar disponibilidade em todos os seus calendários.

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Como Funciona

Cal.com conecta ao sistema de calendário da sua empresa (Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365, Exchange) e:
  1. Verifica disponibilidade - Lê seu calendário existente para determinar quando você está livre
  2. Previne conflitos - Faz referência cruzada de todos os calendários conectados antes de mostrar horários disponíveis
  3. Sincroniza agendamentos - Adiciona compromissos confirmados ao seu calendário existente automaticamente
  4. Atualiza em tempo real - Quando clientes agendam através do itellicoAI, o compromisso aparece no calendário da sua empresa imediatamente
Cal.com atua como uma camada de agendamento sobre seu sistema de calendário existente. Você continua usando Google Calendar, Outlook ou Microsoft 365 normalmente - Cal.com apenas lê disponibilidade e escreve agendamentos nele.

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Sistemas de Calendário Suportados

Cal.com integra com:
  • Google Calendar - Contas pessoais e Google Workspace
  • Microsoft Outlook - Outlook.com e Outlook desktop
  • Microsoft 365 - Contas empresariais e corporativas
  • Microsoft Exchange - Exchange 2013, 2016 e mais recentes
  • Apple Calendar - Calendário iCloud

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Configurando Integração de Calendário

1

Conecte Seu Calendário ao Cal.com

No Cal.com, vá para Configurações → Calendários e conecte seu calendário:
  • Google Calendar: Clique em “Conectar” e autorize Cal.com
  • Microsoft Outlook/365: Clique em “Conectar” e faça login com Microsoft
  • Exchange: Clique em “Conectar” e insira detalhes do servidor Exchange
Guia de conexão de calendário Cal.com
2

Configurar Verificação de Conflitos

Uma vez conectado, Cal.com automaticamente verifica este calendário para conflitos. Quando alguém tenta agendar com você:
  1. Cal.com verifica todos os calendários conectados
  2. Mostra apenas horários quando você está realmente disponível
  3. Previne agendamentos duplos em todos os sistemas
3

Selecionar Destino de Agendamento

Escolha qual calendário recebe novos agendamentos:
  • Nas configurações de tipo de evento Cal.com
  • Selecione o calendário onde compromissos devem ser criados
  • Este pode ser diferente dos calendários que Cal.com verifica para conflitos
Múltiplos calendários: Você pode conectar múltiplos calendários (ex: Google Calendar pessoal + Outlook do trabalho). Cal.com verifica todos para conflitos e você escolhe qual recebe novos agendamentos.

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Cenários Comuns

Configuração:
  1. Conecte sua conta Microsoft 365 ao Cal.com
  2. Cal.com lê sua disponibilidade do Microsoft 365
  3. Novos agendamentos aparecem no seu calendário Microsoft 365
  4. Seu agente de IA agenda compromissos através de itellicoAI → Cal.com → Microsoft 365
Benefício: Você e sua equipe continuam usando Microsoft 365 normalmente. O agente de IA automaticamente respeita os compromissos de calendário existentes de todos.
Configuração:
  1. Conecte sua conta Google Workspace ao Cal.com
  2. Cal.com lê sua disponibilidade do Google Calendar
  3. Novos agendamentos aparecem no seu Google Calendar
  4. Seu agente de IA agenda compromissos através de itellicoAI → Cal.com → Google Calendar
Benefício: Integração perfeita com sua configuração Google Workspace existente. Todos os agendamentos sincronizam instantaneamente.
Configuração: Cada membro da equipe conecta seu próprio calendário à conta Cal.com:
  • Alice conecta seu Google Calendar
  • Bob conecta seu calendário Microsoft 365
  • Carol conecta seu calendário Outlook
Benefício: Cal.com lida com a complexidade. A disponibilidade de cada pessoa é verificada em seu sistema de calendário nativo.

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Adicionar Ação de Agendamento

Página de Ações mostrando opção de Agendamento de Calendário na seção Integração
Página de Ações mostrando opção de Agendamento de Calendário na seção Integração
1

Criar Ação

  1. Vá para seu agente → Habilidades → Ações
  2. Clique em Adicionar Ação → Agendamento de Calendário
  3. Selecione seu tipo de evento Cal.com
2

Configurar Definições

A ação é automaticamente nomeada “Agendar [Tipo de Evento]” baseado no seu evento Cal.com. Veja opções de configuração abaixo.

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Configuração

Diálogo de configuração de Nova Ação de Agendamento mostrando configurações de evento, configuração de email, notificações SMS e preferências de agendamento
Diálogo de configuração de Nova Ação de Agendamento mostrando configurações de evento, configuração de email, notificações SMS e preferências de agendamento

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Evento e Plataforma

Tipo de Evento Cal.com (Obrigatório)
  • Selecione no menu suspenso ou insira ID do evento manualmente
  • Cada ação mapeia para um tipo de evento Cal.com
Plataforma de Reunião (Obrigatório)
  • Escolha como reuniões são hospedadas:
    • Cal Video - Vídeo integrado Cal.com
    • Zoom - Requer Zoom conectado no Cal.com
    • Google Meet - Requer Google Meet conectado
    • Microsoft Teams - Requer Teams conectado
    • Telefone - Compromisso de ligação telefônica
    • Presencial - Reunião física (endereço obrigatório)
Fuso Horário (Obrigatório)
  • Padrão para o fuso horário do seu navegador (pode ser alterado)
  • Todos os horários sugeridos são apresentados neste fuso horário
  • Menu suspenso pesquisável com todos os fusos horários disponíveis

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Preferências de Agendamento

Dias a Considerar (1-3 dias, padrão: 2)
  • Quantos dias futuros o agente considera ao encontrar horários
Horários Por Dia (2-5 horários, padrão: 3)
  • Quantos horários por dia o agente oferece
Horas Entre Sugestões (1-4 horas, padrão: 3)
  • Espaçamento mínimo entre horários sugeridos
Data de Início (Opcional)
  • Data mais cedo que o agente pode sugerir
  • Deixe em branco para disponibilidade imediata

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Configuração de Email

O agente usa esta prioridade para encontrar email do cliente:
  1. Contexto Dinâmico - cal_email da sua API de contexto
  2. Registro de Contato - Email armazenado no contato itellicoAI
  3. Email de Fallback - Caixa de entrada da equipe (configure abaixo)
  4. Perguntar ao Cliente - Agente solicita email durante a chamada
Email de Fallback (Opcional)
  • Usado quando email do cliente está indisponível
  • Deixe em branco para forçar agente a sempre coletar email

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Notificações SMS

Enviar Confirmação por SMS (Padrão: ativado)
  • Envia SMS após agendamento completar
  • Inclui detalhes da reunião e link de participação
Confirmações por SMS funcionam apenas em chamadas telefônicas onde o número de telefone do chamador está disponível no sistema. Elas não serão enviadas para chamadas web ou quando o número de telefone estiver indisponível.
Modelo SMS
  • Personalize a mensagem com marcadores:
    • {date} - Data do compromisso
    • {time} - Horário do compromisso
    • {link} - Link da reunião
    • {location} - Endereço presencial
    • {duration} - Duração da reunião
Instruções de Agendamento Padrão (Padrão: ativado)
  • Script de agendamento pré-construído para o agente
  • Desative apenas se precisar de mais controle sobre o fluxo de conversa de agendamento

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Agendamento para Múltiplos Funcionários

Um cenário comum: “Temos 3 funcionários que podem atender compromissos, cada um com disponibilidade diferente. Como agendamos para toda a equipe?” Solução: Use Equipes Cal.com com agendamento Round Robin. Isso distribui compromissos entre membros da equipe baseado em sua disponibilidade individual.

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O Que São Equipes Cal.com?

Equipes Cal.com permitem criar tipos de eventos que podem ser atendidos por múltiplos membros da equipe. Em vez de agendar com uma pessoa específica, clientes agendam com sua equipe, e Cal.com automaticamente atribui o compromisso a um membro da equipe disponível.
Equipes Cal.com requer plano Teams ou Organization. O recurso round robin distribui inteligentemente compromissos baseado em disponibilidade, prioridade ou rotação.

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Como Round Robin Funciona

Quando um cliente agenda um compromisso:
  1. Verifica disponibilidade - Cal.com verifica o calendário de cada membro da equipe
  2. Aplica lógica de distribuição - Seleciona o melhor membro da equipe baseado no método escolhido:
    • Prioridade: Atribui a membros de prioridade mais alta primeiro
    • Ponderado: Distribui proporcionalmente (ex: funcionários sênior recebem mais agendamentos)
    • Menos recentemente agendado: Rotaciona uniformemente por quem foi agendado menos recentemente
  3. Agenda com uma pessoa - Cliente é agendado com o membro da equipe selecionado
  4. Atualiza calendário - Compromisso aparece no calendário daquele membro da equipe

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Configurando Tipos de Eventos de Equipe

1

Criar uma Equipe no Cal.com

No Cal.com:
  1. Vá para Equipes → Criar Equipe
  2. Nomeie sua equipe (ex: “Equipe de Vendas”, “Equipe de Suporte”)
  3. Convide membros da equipe por email
  4. Cada membro conecta seu próprio calendário (Google, Microsoft, etc.)
2

Criar Tipo de Evento de Equipe

Na sua equipe Cal.com:
  1. Vá para Tipos de Eventos → Novo Tipo de Evento
  2. Selecione Round Robin como tipo de evento
  3. Configure duração, plataforma de reunião, etc.
  4. Selecione quais membros da equipe podem atender este tipo de evento
3

Configurar Método de Distribuição

Escolha como compromissos são distribuídos:Classificação por Prioridade:
  • Atribua cada membro da equipe uma prioridade (Alta, Média, Baixa)
  • Membros de prioridade mais alta recebem agendamentos primeiro
  • Use para funcionários sênior ou especialistas
Distribuição Ponderada:
  • Dê a cada membro um peso percentual (padrão 100%)
  • Pesos mais altos = mais agendamentos
  • Use para funcionários meio período vs tempo integral
Menos Recentemente Agendado:
  • Rotaciona automaticamente entre membros da equipe
  • Garante distribuição uniforme
  • Use para compartilhamento igual de carga de trabalho
4

Adicionar ao itellicoAI

Uma vez que seu tipo de evento de equipe está criado:
  1. No itellicoAI, vá para seu agente → Habilidades → Ações
  2. Clique em Adicionar Ação → Agendamento de Calendário
  3. Selecione seu tipo de evento de equipe no menu suspenso
  4. A ação de agendamento agora agendará com sua equipe

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Avançado: Anfitriões Fixos + Round Robin

Para cenários onde uma pessoa deve sempre participar, enquanto outras rotacionam: Exemplo: Chamadas de vendas precisam de um representante de vendas (rotação) + gerente de vendas (sempre presente) Configuração no Cal.com:
  1. Criar tipo de evento round robin
  2. Selecionar Anfitriões Fixos: Gerente de Vendas (sempre participa)
  3. Selecionar Anfitriões Round Robin: Representantes de vendas (um participa por chamada)
  4. Cal.com verifica disponibilidade de ambos e agenda quando ambos estão livres

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Exemplos de Agendamento de Equipe

Cenário: 3 representantes de vendas devem compartilhar chamadas de demonstração igualmenteConfiguração:
  • Criar equipe “Equipe de Vendas” com 3 membros
  • Usar distribuição Menos Recentemente Agendado
  • Cada representante conecta seu calendário ao Cal.com
  • Criar tipo de evento “Demonstração de Vendas” (30 min, round robin)
Resultado: Demonstrações são automaticamente distribuídas uniformemente. Disponibilidade do representante é verificada em tempo real de seus calendários individuais.
Cenário: Funcionários de suporte sênior devem receber problemas complexos, funcionários júnior recebem problemas de rotinaConfiguração:
  • Criar tipo de evento “Chamada de Suporte Técnico” com distribuição por prioridade
  • Funcionários sênior: Prioridade alta
  • Funcionários júnior: Prioridade média
Resultado: Funcionários sênior são agendados primeiro quando disponíveis. Funcionários júnior lidam com excesso.
Cenário: 2 funcionários tempo integral e 1 funcionário meio períodoConfiguração:
  • Funcionários tempo integral: peso 100% cada
  • Funcionário meio período: peso 50%
  • Usar distribuição ponderada
Resultado: Funcionário meio período recebe metade dos agendamentos dos funcionários tempo integral.
Cenário: Cliente precisa tanto de especialista técnico quanto de gerente de contaConfiguração:
  • Usar Grupos Round Robin (recurso avançado)
  • Grupo 1: Especialistas técnicos (um participa)
  • Grupo 2: Gerentes de conta (um participa)
Resultado: Cal.com seleciona uma pessoa de cada grupo, garantindo que ambas as funções são cobertas.

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Integração de Equipe com itellicoAI

Quando você conecta um tipo de evento de equipe Cal.com ao itellicoAI:
  1. Seu agente de IA agenda com a equipe - Não uma pessoa específica
  2. Cal.com lida com atribuição - Seleciona automaticamente o melhor membro da equipe
  3. Cliente recebe confirmação - Com detalhes do membro da equipe atribuído
  4. Calendário do membro da equipe atualiza - Compromisso aparece em seu calendário individual
Nas instruções do seu agente: 
Quando um cliente quiser agendar uma consulta:

1. Use a ação 'Agendar Consulta de Equipe'
2. O sistema atribuirá automaticamente um membro da equipe disponível
3. Confirme: "Perfeito! Você está agendado com [membro da equipe atribuído]
   em [data] às [hora]. Você receberá um email de confirmação."
Flexibilidade: Membros da equipe podem atualizar sua disponibilidade individual Cal.com, e o round robin automaticamente respeita essas mudanças. Não precisa atualizar nada no itellicoAI.

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Usando nas Instruções

Referencie a ação pelo seu nome auto-gerado (ex: “Agendar Consulta de 30 Minutos”) nas instruções do seu agente: 
Quando um cliente quiser agendar uma consulta:

1. Confirme: "Fico feliz em agendar isso para você"
2. Pergunte disponibilidade: "Que dias funcionam melhor esta semana?"
3. Colete email se necessário
4. Use a ação 'Agendar Consulta de 30 Minutos' para apresentar horários
5. Confirme verbalmente: "Perfeito! Você está agendado para [dia] às [hora].
   Você receberá um email de confirmação com o link da reunião."
O nome da ação é gerado automaticamente a partir do título do tipo de evento Cal.com (ex: “Consulta de 30 Minutos” torna-se “Agendar Consulta de 30 Minutos”).

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Tratar Falhas de Agendamento

Se 'Agendar Consulta de 30 Minutos' falhar:

1. Peça desculpas: "Estou tendo problemas para acessar o calendário agora"
2. Ofereça alternativa:
   - "Posso fazer alguém ligar de volta para agendar"
   - Colete número de retorno e melhor horário
3. Se sem disponibilidade: "Estamos totalmente reservados para [período].
   [Período alternativo] funcionaria?"

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Testando

1

Verificar Integração

  • Integração Cal.com mostra “Conectado”
  • Tipos de eventos aparecem no menu suspenso
  • Plataformas de reunião configuradas no Cal.com
2

Testar Fluxo de Agendamento

  1. Iniciar chamada de teste com seu agente
  2. Solicitar agendamento de compromisso
  3. Verificar se agente apresenta horários disponíveis
  4. Confirmar que agendamento completa
3

Verificar Confirmações

  • Confirmação por email recebida
  • Confirmação por SMS enviada (se ativada)
  • Link da reunião funciona
  • Calendário atualizado
4

Testar Casos Extremos

  • Solicitar datas fora da disponibilidade
  • Testar sem email no registro de contato
  • Verificar tratamento de falhas

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Solução de Problemas

Causa: Cal.com não conectadoSolução:
  • Vá para Integrações → Cal.com
  • Verifique se status mostra “Conectado”
Causa: Sem tipos de eventos no Cal.com ou problema de sincronizaçãoSolução:
  • Criar tipos de eventos no Cal.com
  • Desconectar e reconectar integração se necessário
Causa: Plataforma não conectada no Cal.comSolução:
  • Vá para configurações de tipo de evento Cal.com
  • Conecte a plataforma (Zoom, Google Meet, etc.)
  • Desconecte e reconecte integração para sincronizar mudanças
Possíveis causas:
  • Endereço de email errado
  • Pasta de spam
  • Configurações de email Cal.com
Solução:
  • Verificar pasta de spam/lixo eletrônico
  • Verificar email na confirmação de agendamento
  • Verificar configurações de notificação Cal.com
Possíveis causas:
  • Nome da ação não referenciado nas instruções
  • Agente não reconhece intenção de agendamento
  • Modelo LLM não performando bem com chamada de função
Solução:
  • Referencie nome auto-gerado exato (ex: ‘Agendar Consulta de 30 Minutos’)
  • Verifique aba Ações para ver o nome real
  • Verifique se ação está adicionada ao agente
  • Adicione fluxo de agendamento explícito às instruções
  • Teste com claro: “Quero agendar um compromisso”
  • Tente GPT-4.1 ou GPT-4.1-mini para chamada de função mais confiável
  • Reduza temperatura para comportamento mais consistente

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Próximos Passos

Visão Geral de Ações

Aprenda sobre todos os tipos de ações

Ações de API Personalizadas

Construa fluxos de agendamento personalizados

Ações de Transferência

Roteie para agendadores humanos se necessário

Teste Seu Agente

Guia de teste abrangente