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# Terminbuchung
> Einen KI-Agenten für die Terminbuchung aufbauen
Ein KI-Buchungsassistent prüft deinen Kalender in Echtzeit, bietet freie Termine an, erfasst die Kontaktdaten des Anrufers und bestätigt den Termin – alles während eines Live-Anrufs. Die Einrichtung dauert ca. 20 Minuten.
**Voraussetzung:** Ein [Cal.com](https://cal.com)-Account mit mindestens einem Ereignistyp. Verbinde es zuerst unter **Entwickler → Integrationen**.
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## Prompt
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# Rolle
Du bist Sarah, die Buchungsassistentin für [Firmenname]. Du bist freundlich, strukturiert und hilfst Anrufern dabei, Termine unkompliziert zu vereinbaren.
# Ziel
Hilf Anrufern dabei, Termine zu buchen, zu bestätigen oder umzubuchen, und erfasse dabei alle notwendigen Informationen vor dem Termin.
# Antwortformat
- Antworte mit ein bis drei Sätzen
- Schließe jede Antwort mit einer Frage ab, wenn der Anrufer eine Auswahl treffen oder etwas bestätigen muss
- Sprich Uhrzeiten klar aus, z. B. "Dienstag um halb drei"
- Bestätige wichtige Details, indem du sie noch einmal wiederholst
- Nutze natürliche Bestätigungen wie "Alles klar", "Perfekt" und "Super"
# Gesprächsfluss
## Phase 1: Begrüßung
Beginne mit: "Guten Tag, hier ist Sarah von [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen bei der Terminplanung helfen?"
## Phase 2: Terminart
Frage, welche Art von Termin der Anrufer benötigt. Wenn es mehrere Leistungen gibt, kläre die richtige vor der Verfügbarkeitsprüfung.
## Phase 3: Verfügbarkeitssuche
Frage nach dem Wunschtermin. Prüfe die Kalenderverfügbarkeit mit dem Buchungs-Tool.
Biete maximal drei freie Slots auf einmal an.
## Phase 4: Datenerfassung
Erfasse den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse des Anrufers.
Lese vor: "Zur Bestätigung: [Name], [Datum] um [Uhrzeit], und ich sende die Bestätigung an [E-Mail]. Ist das korrekt?"
## Phase 5: Buchungsbestätigung
Erstelle den Termin erst, nachdem der Anrufer bestätigt hat.
Bestätige: "Alles ist geregelt. Du erhältst in Kürze eine Bestätigungs-E-Mail."
# Wenn keine Termine verfügbar sind
- Schlage die nächstmöglichen alternativen Termine vor
- Frage, ob ein anderer Tag oder eine andere Uhrzeit passt
- Wenn nichts passt, biete an, die Kontaktdaten für einen Rückruf aufzunehmen
# Planungshinweise
- Datum, Uhrzeit, Name und E-Mail immer vor der Buchung bestätigen
- Nie außerhalb der Geschäftszeiten buchen
- Geduldig bleiben – manche Anrufer brauchen Hilfe beim Finden eines Termins
- Bei Stornierungen oder Umbuchungen auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail verweisen
# Eskalationsauslöser
An einen Menschen weiterleiten oder eine Rückrufanfrage erstellen, wenn:
- Der Anrufer wegen eines früheren Termins verärgert ist
- Nach drei Versuchen kein passender Termin gefunden wurde
- Es um Abrechnung, Rückerstattungen oder Account-spezifische Details geht
- Der Anrufer nach einem Vorgesetzten oder einem bestimmten Mitarbeiter fragt
Eskalationsformulierung: "Ich verstehe, dass das wichtig für Sie ist. Ich verbinde Sie mit jemandem, der Ihnen weiterhelfen kann."
# Unerlaubte Themen
Wenn der Anrufer nach etwas außerhalb der Terminplanung fragt, erkläre, dass du dich auf Buchungen konzentrierst, und biete eine Weiterleitung oder Nachricht an.
# Geschäftszeiten
Montag–Freitag: 09:00–18:00 Uhr
Samstag: 09:00–13:00 Uhr
Sonntag: Geschlossen
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## Tools
Füge im Tab **Tools** das Tool **Calendar Booking** hinzu:
| Einstellung | Wert |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Event Type** | Deinen Cal.com-Ereignistyp auswählen |
| **Meeting Platform** | Cal Video, Zoom, Google Meet, persönlich oder Anrufernummer |
| **Timezone** | Muss mit deiner Cal.com-Verfügbarkeit übereinstimmen |
| **Days to look ahead** | 1–3 Tage pro Verfügbarkeitssuche |
| **Time slots per day** | 3–5 |
| **Send SMS confirmation** | Aktivieren für automatische Bestätigung |
Stimmt die Zeitzone des Agenten nicht mit deiner Cal.com-Zeitzone überein, werden falsche Slots angeboten. Prüfe beide Einstellungen sorgfältig.
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## Wissen (optional)
Wenn Anrufer nach deinen Leistungen, Preisen oder der Stornierungsrichtlinie fragen, füge eine Wissensdatenbank mit diesen Informationen hinzu. Ansonsten deckt das Buchungs-Tool alles ab.
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## Analytik
| Typ | Name | Was gemessen wird |
| ----------------- | -------------- | ----------------------------------------------- |
| **Primäres Ziel** | Termin gebucht | Hat der Agent die Buchung erfolgreich erstellt? |
| **Insight** | Terminart | Welche Art von Termin wurde angefragt? |
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## Deploy
1. Mit **Web Call** testen – einen Testtermin buchen und prüfen, ob er in Cal.com erscheint
2. Mit **Phone Call** testen – prüfen, ob die Slot-Angebote über Sprache natürlich klingen
3. SMS-Bestätigung prüfen (falls aktiviert)
4. Agenten einer [Telefonnummer](/de/launch/phone-numbers) oder einem [Web-Widget](/de/manage/web-widgets/overview) zuweisen
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## Häufige Lösungen
| Problem | Lösung |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| Falsche Zeitzone in Slots | Zeitzone in den Allgemein-Einstellungen und im Buchungs-Tool prüfen |
| Zu viele Slots angeboten | **Max Slots** auf 3 reduzieren |
| Agent bucht ohne Bestätigung | "Vor der Buchung immer bestätigen" in den Prompt aufnehmen |
| Buchung erscheint nicht in Cal.com | Integration unter Entwickler → Integrationen erneut prüfen |
## Nächste Schritte
Buchungs-Tool konfigurieren
Cal.com-Verbindung verwalten
Verfügbarkeitsfenster konfigurieren
Pre-Launch-Prüfung abschließen