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# Post-Call-Automatisierung

> Automatisiere Follow-up-E-Mails und Task-Erstellung, ausgelöst durch Gesprächsergebnisse

export const Screenshot = ({lightSrc, darkSrc, alt, caption, maxWidth = "880px"}) => {
  return <div style={{
    margin: "1rem auto",
    maxWidth,
    width: "100%"
  }}>
      <Frame>
        <img className="block dark:hidden" src={lightSrc} alt={alt} />
        <img className="hidden dark:block" src={darkSrc} alt={alt} />
      </Frame>
      {caption ? <p style={{
    marginTop: "0.5rem",
    fontSize: "0.875rem",
    color: "inherit",
    opacity: 0.8
  }}>
          {caption}
        </p> : null}
    </div>;
};

## Wie Post-Call-Automatisierung funktioniert

Post-Call-Automatisierung läuft automatisch nach Gesprächen. Nutze Benachrichtigungen, um dein Team zu informieren, Follow-up-Tasks anzulegen oder E-Mails basierend auf dem Anrufverlauf zu senden.

**Zugriff:** In deinem Agent-Editor → Tab **Benachrichtigungen** → **Benachrichtigungen nach dem Anruf**

### Was du tun kannst

| Fähigkeit                                                                 | Wie                                                                                        |
| ------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **E-Mails senden, wenn etwas passiert**                                   | Lege eine Trigger-Bedingung fest (KI bewertet gegen das Transkript)                        |
| **An unterschiedliche Personen basierend auf dem Gesprächsinhalt routen** | Nutze dynamische Empfänger - die KI entscheidet, wer die E-Mail bekommt                    |
| **Anrufdaten in E-Mails einfügen**                                        | Nutze Systemvariablen wie `{{conversation_summary}}` und `{{customer_name}}`               |
| **Benutzerdefinierte Daten aus Anrufen extrahieren**                      | Nutze `{{dyn_*}}`-Variablen - die KI zieht konkrete Infos aus dem Transkript               |
| **Dein Team in der App benachrichtigen**                                  | Aktiviere In-App-Benachrichtigungen für alle Teammitglieder oder bestimmte Teamkollegen    |
| **Follow-up-Tasks erstellen**                                             | Aktiviere **Aufgabe erstellen**, um automatisch einen Task mit dem Gespräch zu verknüpfen  |
| **Nach jedem Anruf immer senden**                                         | Aktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu überspringen |

<Screenshot lightSrc="/images/postcalls__postcall_DE-light.png" darkSrc="/images/postcalls__postcall_DE-dark.png" alt="Liste der Post-Call-Benachrichtigungen mit konfigurierten Regeln und aktivierten Toggles" />

## So solltest du Benachrichtigungen denken

Jede Benachrichtigung beantwortet drei Fragen:

1. **Wann soll sie ausgelöst werden?**
2. **Wer soll sie erhalten?**
3. **Was soll als Nächstes passieren: E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung, optional mit Task-Erstellung?**

***

## Einrichtung

<Steps>
  <Step title="Benachrichtigungen nach dem Anruf öffnen">
    In deinem Agent-Editor → Tab **Benachrichtigungen** → **Benachrichtigungen nach dem Anruf** → **Hinzufügen**

    <Screenshot lightSrc="/images/postcalls__postcall-add_DE-light.png" darkSrc="/images/postcalls__postcall-add_DE-dark.png" alt="Dialog zum Auswählen einer Vorlage, geöffnet über den Hinzufügen-Button der Benachrichtigungen nach dem Anruf" caption="Nutze Hinzufügen, um eine Benachrichtigungsregel von Grund auf oder aus einer Vorlage zu erstellen." />
  </Step>

  <Step title="Startpunkt wählen (optional)">
    **Vorlagen** bieten vorkonfigurierte Trigger und Inhalte für häufige Anwendungsfälle:

    * **Callback Requested** - Kunde wünscht ein Follow-up
    * **Appointment Booked** - Meeting- oder Beratungstermin vereinbart
    * **Customer Complaint** - Eskalierte Unzufriedenheit
    * **Unanswered Question** - Agent konnte nicht antworten
    * **Technical Issue** - Leitet Bugs oder Fehler an Tech-Teams weiter
    * **Billing Inquiry** - Fragen zu Zahlung oder Rechnung
    * **Escalation Needed** - Erfordert Aufmerksamkeit des Managements
    * **Order Placed** - Kaufbestätigung
    * **Demo Request** - Interesse an einer Produktdemo
    * **Positive Feedback** - Lob mit dem Team teilen

    <Info>
      Vorlagen sind vollständig anpassbare Ausgangspunkte. Du kannst auch komplett neu beginnen.
    </Info>
  </Step>

  <Step title="Benachrichtigungsname konfigurieren">
    **Name:** Interne Kennung (z. B. "Callback Request Alert")
  </Step>

  <Step title="Trigger-Bedingung festlegen">
    Beschreibe, wann gesendet werden soll (die KI analysiert das gegen das Gesprächstranskript):

    ```
    Beispiel: "Hat der Kunde um einen Rückruf gebeten, wollte er
    später kontaktiert werden oder wollte er, dass sich jemand bei
    ihm meldet?"
    ```

    <Tip>
      Sei spezifisch. Je detaillierter deine Trigger-Beschreibung, desto genauer ist das KI-Matching.
    </Tip>

    **Oder:** Aktiviere die Option zum Senden nach jedem Anruf, um die Bedingungsprüfung zu umgehen.
  </Step>

  <Step title="Empfänger konfigurieren">
    **Feste Empfänger:** Gib konkrete E-Mail-Adressen ein (mehrere möglich)

    ```
    Beispiel: support@company.com, manager@company.com
    ```

    **Dynamische Empfänger (KI-gestützt):** Die KI routet an unterschiedliche Empfänger basierend auf dem Gesprächsinhalt

    ```
    Beispiel: Beschwerden nach Schweregrad weiterleiten
    - If legal threat → legal@company.com
    - If angry/canceling → retention@company.com
    - If product issue → quality@company.com
    - Otherwise → support@company.com

    Beispiel: Technische Probleme nach Typ weiterleiten
    - If website issue → dev@company.com
    - If billing system → billing-tech@company.com
    - Otherwise → tech-support@company.com

    Beispiel: Bestellungen nach Wert weiterleiten
    - If order over $1000 → sales-manager@company.com
    - Otherwise → orders@company.com
    ```
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Template gestalten">
    **E-Mail-Betreff:** `Callback requested`

    **E-Mail-Vorlage:** Nutze den Rich-Text-Editor mit Variablen (siehe [Template-Variablen](#template-variablen) unten)

    * **Systemvariablen:** Klicke auf den Variablen-Picker zum Einfügen (z. B. `{{customer_name}}`, `{{conversation_summary}}`)
    * **Dynamische Variablen:** Tippe `{{dyn_` + beschreibender Name (z. B. `{{dyn_appointment_date}}`)
  </Step>

  <Step title="Nicht-E-Mail-Aktionen wählen (optional)">
    Aktiviere In-App-Benachrichtigungen, um Meldungen und Push-Alerts für alle Teammitglieder oder ausgewählte Teamkollegen zu erstellen.

    Aktiviere **Aufgabe erstellen**, um einen Follow-up-Task zu erstellen, wenn die Benachrichtigung ausgelöst wird.
  </Step>

  <Step title="Speichern und aktivieren">
    Benachrichtigung speichern → **Aktiv**-Schalter umlegen
  </Step>
</Steps>

***

## Task erstellen

Jede Benachrichtigung kann auch automatisch einen [Task](/de/manage/tasks/overview) erstellen, wenn sie auslöst. Aktiviere **Aufgabe erstellen** im Benachrichtigungsformular, um einen mit dem Gespräch verknüpften Task zu erzeugen.

| Einstellung           | Beschreibung                                                                  |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- |
| **Aufgabe erstellen** | Einschalten, um bei Auslösung dieser Benachrichtigung einen Task zu erstellen |
| **Aufgabenpriorität** | Priorität für erstellte Tasks festlegen: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend  |

Erstellte Tasks enthalten den Agentennamen und einen Link zum ursprünglichen Gespräch für vollen Kontext. Verwalte erstellte Tasks auf der Seite [Tasks](/de/manage/tasks/overview).

<Tip>
  Kombiniere E-Mail und Task-Erstellung in einer einzigen Benachrichtigung. Zum Beispiel: Sende eine Callback-Anfrage per E-Mail an das Support-Team und erstelle gleichzeitig einen Task mit hoher Priorität für das Follow-up.
</Tip>

## Häufige Business-Patterns

| Situation                    | Gute Automatisierung                                                                         |
| ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Callback angefragt           | Task erstellen und die Support-Warteschlange per E-Mail informieren                          |
| Beschwerde oder Eskalation   | Das verantwortliche Team per E-Mail informieren und einen Task mit hoher Priorität erstellen |
| Termin gebucht               | Nur Bestätigungs-E-Mail senden                                                               |
| Agent konnte nicht antworten | Support oder Sales benachrichtigen und eine Transkript-Zusammenfassung beifügen              |

***

## Template-Variablen

### Systemvariablen

Nutze den **Variablen-Picker** im Editor, um diese einzufügen.

<Info>
  **Verfügbarkeit:** Manche Variablen füllen sich nur unter bestimmten Bedingungen:

  * Telefonnummern (`customer_number`, `to_number`) - nur Telefonanrufe
  * Kundendaten (`customer_name`, `customer_email`) - nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist
  * Conversation-Transkript - nur wenn Transkription aktiviert ist
</Info>

**Conversation Details:**

* `{{conversation_date}}` - vollständiges Datum/Uhrzeit im 24-Stunden-Format
* `{{conversation_time}}` - Uhrzeit im 12-Stunden-Format
* `{{conversation_duration}}` - Dauer im MM:SS-Format
* `{{conversation_status}}` - Status (Completed, Failed usw.)
* `{{conversation_direction}}` - Inbound/Outbound
* `{{conversation_summary}}` - KI-generierte Zusammenfassung
* `{{conversation_transcript}}` - Vollständiges Transkript mit Fallback-Text
* `{{conversation_url}}` - Link zum Anzeigen der Conversation
* `{{conversation_uuid}}` - Eindeutige Kennung

**Agent & Account:**

* `{{agent_name}}` - Name des KI-Agents
* `{{account_name}}` - Name deines Accounts

**Customer Information** (nur wenn die Conversation mit einem Kontakt verknüpft ist):

* `{{customer_number}}` - Telefonnummer des Kunden (nur Telefonanrufe)
* `{{customer_name}}` - Name des Kunden
* `{{customer_email}}` - E-Mail des Kunden
* `{{to_number}}` - Angerufene Telefonnummer (nur Telefonanrufe)

### Dynamische Variablen

**So funktionieren sie:** Tippe `{{dyn_` gefolgt von einem beschreibenden Namen. Die KI analysiert das Gesprächstranskript und extrahiert die Information.

**Beispiele:**

```
{{dyn_appointment_date}} → AI finds the date mentioned in call
{{dyn_appointment_time}} → AI finds the time mentioned
{{dyn_issue_summary}} → AI summarizes the problem discussed
{{dyn_ticket_number}} → AI locates any ticket reference
{{dyn_next_steps}} → AI identifies agreed action items
{{dyn_shipping_address}} → AI extracts mentioned address
{{dyn_order_number}} → AI finds order reference
```

<Tip>
  Der Variablenname führt die KI. Spezifischere Namen = bessere Extraktionsgenauigkeit.

  ✅ `{{dyn_rescheduled_appointment_date}}`
  ❌ `{{dyn_date}}`
</Tip>

***

## Beispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Appointment Confirmation" icon="calendar-check">
    **Trigger:**

    ```
    Did the caller schedule, book, or confirm an appointment or meeting?
    ```

    **Recipients:** Fixed - `team@company.com`

    **Subject:** `Appointment confirmed - {{dyn_appointment_date}}`

    **Body:**

    ```
    Hi {{customer_name}},

    Your appointment is confirmed:

    📅 {{dyn_appointment_date}} at {{dyn_appointment_time}}
    📍 {{dyn_location}}
    🔗 {{dyn_meeting_link}}

    Need to reschedule? Call {{agent_name}}

    Best,
    {{agent_name}}
    ```

    **Variables used:**

    * System: `{{customer_name}}`, `{{agent_name}}`
    * Dynamic: `{{dyn_appointment_date}}`, `{{dyn_appointment_time}}`, `{{dyn_location}}`, `{{dyn_meeting_link}}`
  </Accordion>

  <Accordion title="Callback Request" icon="phone">
    **Trigger:**

    ```
    Did the customer request a callback, follow-up call, or ask to be contacted later?
    ```

    **Recipients:** Fixed - `support@company.com`

    **Subject:** `Callback requested`

    **Body:**

    ```
    Customer requested callback:

    Phone: {{customer_number}}
    Date: {{conversation_date}}
    Reason: {{conversation_summary}}

    View call: {{conversation_url}}
    ```

    **Variables used:**

    * System: `{{customer_number}}`, `{{conversation_date}}`, `{{conversation_summary}}`, `{{conversation_url}}`
  </Accordion>

  <Accordion title="Smart Routing by Severity" icon="route">
    **Trigger:**

    ```
    Did the customer express dissatisfaction, file a complaint, or report a problem?
    ```

    **Recipients:** Dynamic

    ```
    Route by severity:
    - If legal threat → legal@company.com
    - If angry/canceling → retention@company.com
    - If product issue → quality@company.com
    - Otherwise → support@company.com
    ```

    **Subject:** `Customer issue - {{dyn_severity}}`

    **Body:**

    ```
    Issue reported:

    Customer: {{customer_number}}
    Severity: {{dyn_severity}}
    Issue: {{dyn_issue_summary}}

    View full call: {{conversation_url}}
    ```

    **Variables used:**

    * System: `{{customer_number}}`, `{{conversation_url}}`
    * Dynamic: `{{dyn_severity}}`, `{{dyn_issue_summary}}`
  </Accordion>
</AccordionGroup>

***

## Tipps

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Spezifische Trigger schreiben" icon="bullseye">
    ❌ Schlecht: "Customer unhappy"

    ✅ Gut: "Did the customer express dissatisfaction, frustration, mention being unhappy, or threaten to cancel/leave negative review?"
  </Accordion>

  <Accordion title="Mit echten Calls testen" icon="vial">
    Aktiviere die Benachrichtigung und teste mit echten oder Test-Anrufen, um Triggerung und Inhalt zu verifizieren.
  </Accordion>

  <Accordion title="E-Mails kurz halten" icon="align-left">
    * maximal 3-5 Absätze
    * ein klarer Zweck
    * ein einzelner Call-to-Action
    * Bullet Points für mehrere Punkte
  </Accordion>
</AccordionGroup>

***

## Fehlerbehebung

<AccordionGroup>
  <Accordion title="E-Mail wird nicht gesendet" icon="envelope-open-text">
    **Mögliche Ursachen:**

    * Benachrichtigung ist deaktiviert
    * Trigger-Bedingung passt nicht zum Gesprächsinhalt
    * Fixe Empfängerliste ist leer oder ungültig
    * Dynamische Empfängerregeln haben keine gültige E-Mail-Adresse erzeugt

    **Lösungen:**

    * Prüfe, ob die Benachrichtigung aktiviert ist (Toggle On)
    * Prüfe die Trigger-Beschreibung und teste mit passenden Anrufen
    * Füge fixe Empfänger hinzu oder stelle sicher, dass dynamische Regeln eine klare Fallback-Adresse enthalten
  </Accordion>

  <Accordion title="Variablen füllen sich nicht" icon="brackets-curly">
    **Mögliche Ursachen:**

    * Tippfehler im Variablennamen
    * Dynamischer Variablenname zu vage
    * Daten nicht verfügbar (z. B. Kunde nicht im System)

    **Lösungen:**

    * Nutze exakte Variablennamen aus dem Variablen-Picker
    * Mache dynamische Variablennamen spezifischer und beschreibender
    * Teste mit echten Anrufen, um die Extraktion zu verifizieren
    * Prüfe die [Verfügbarkeitsbedingungen](#template-variables) für Systemvariablen
  </Accordion>

  <Accordion title="Falsches Routing" icon="route">
    **Mögliche Ursachen:**

    * Routing-Regeln unklar beschrieben
    * KI interpretiert Gesprächsinhalt falsch

    **Lösungen:**

    * Routing-Regeln prüfen und präzisieren
    * Kriterien mit konkreten Keywords expliziter machen
    * Mit Beispielanrufen testen und Regeln anpassen
    * Eine "Otherwise"-Fallback-Route hinzufügen
  </Accordion>
</AccordionGroup>

***

## Nächste Schritte

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Tasks" icon="list-check" href="/de/manage/tasks/overview">
    Von Benachrichtigungen erstellte Tasks verwalten
  </Card>

  <Card title="Gesprächsziele" icon="bullseye" href="/de/build/analytics/conversation-goals">
    Die Ergebnisse messen, auf die deine Benachrichtigungen reagieren
  </Card>

  <Card title="Conversations" icon="messages" href="/de/manage/conversations/overview">
    Anrufe und Benachrichtigungsergebnisse prüfen
  </Card>

  <Card title="Dynamic Context" icon="brackets-curly" href="/de/build/advanced/dynamic-context">
    Daten für Template-Variablen übergeben
  </Card>
</CardGroup>